Предложение о сотрудничестве: как написать письмо, на которое ответят

Что получатель может решить по одному письму

Перед отправкой письма о совместном семинаре представьте, что получатель увидит его между двумя рабочими встречами. Предложение о сотрудничестве — короткое деловое письмо о конкретной совместной работе, в котором видны польза для обеих сторон и ближайший шаг. В первом письме достаточно дать основания для разговора: о чём мероприятие, кто участвует в подготовке и какой ответ нужен сейчас.

Начните с подтверждённого повода. Если стороны уже обсудили идею на встрече, напомните, какой вопрос остался открытым. Если контакт появился через знакомого, укажите, кто представил вас, когда он согласен на такое упоминание. Когда адрес известен только со страницы компании, сначала выясните, куда она принимает предложения по партнёрству, иначе письмо может попасть к сотруднику, который отвечает за поддержку клиентов и даже не знает, кто ведёт мероприятия. Правильный адрес экономит время обоим: получатель может переслать предложение по назначению, а отправитель знает, с кем продолжить разговор.

Пользу удобнее описывать через вклад. Для семинара одна сторона готовит практическую часть и эксперта, другая знает вопросы аудитории и может обсудить, кому пригодится тема. Получатель сразу видит, какую работу ему предлагают и можно ли заняться ею сейчас. Фраза «увеличим узнаваемость» ничего не говорит о времени специалиста и редактора, поэтому её лучше заменить ожидаемым результатом, например материалами для участников или записью, которой можно будет поделиться после встречи. Перед отправкой спросите себя, можно ли объяснить вклад партнёра человеку, который ничего не знает о вашем проекте. Если объяснение держится на фразе «всем будет полезно», вернитесь к задаче участника семинара.

Перед отправкой делового письма перечитайте обращение и подпись.

Тема, повод и просьба

Тему полезно написать после текста. Она должна подсказать, что именно появится в переписке: «Совместный семинар о [теме] для [аудитории]». Если сообщение продолжает встречу, это можно кратко показать в теме или первой строке. В почтовом списке речь идёт о предмете разговора, поэтому длинная фраза о взаимной заинтересованности займёт место, на котором могло стоять название мероприятия. Короткая тема помогает и позже, когда коллега станет искать разговор. Для регулярных встреч укажите название цикла, если его уже согласовали и обе стороны его узнают.

В первых строках изложите пользу для получателя и назовите ответ, которого ждёте. Первый экран письма можно перечитать отдельно. В одном абзаце назовите, кто приходит на семинар и какую задачу решит, а следующим предложением предложите тот объём участия, который ваша команда уже готова взять на себя. Дату и формат можно обозначить как предмет обсуждения, если стороны пока не сверили календари.

Как назвать следующий шаг

В первом письме хватит одной просьбы. Если вы ещё не знаете, есть ли интерес, предложите созвониться или попросите передать письмо сотруднику, который ведёт партнёрства. Когда идею уже приняли устно, можно попросить выбрать время и обсудить черновую программу. Письмо, в котором одновременно просят оценить бюджет, подключить руководителя и передать контакты участников, требует больше работы, чем получатель может взять на себя сразу после знакомства с предложением. Часть подробностей можно обсудить позже. Когда стороны узнают, интересно ли им общее дело, за условиями участия будет стоять понятная задача.

Для продажи готовой услуги обычно важны состав, цена и условия начала. Эти сведения удобно собрать в коммерческом предложении, а в письме задать вопрос для обсуждения.

Образец письма о совместном семинаре

Ниже письмо для партнёра после разговора. Квадратные скобки заменяются фактами, которые можно подтвердить, включая предмет встречи, аудиторию и вклад отправителя. Если знакомства ещё не было, начните с настоящего повода написать именно этому человеку. Выдуманная встреча быстро обнаружится.

Полный текст

Тема — совместный семинар о [теме] для [аудитории].

Здравствуйте, [имя и отчество]! На [место или повод встречи] мы говорили о том, что участникам [программы или сообщества] трудно [конкретная задача]. Предлагаю обсудить совместный семинар, на котором можно разобрать эту задачу на рабочих материалах и собрать вопросы.

Мы подготовим план, пригласим эксперта по [предмету] и сделаем памятку для участников. От вашей команды понадобится комментарий к программе: какие вопросы слушатели задают чаще всего и какие материалы им пригодятся после встречи. Формат и дату обсудим, если тема подходит обеим сторонам.

Если вам подходит такой замысел, сможете обсудить его на коротком звонке [день или вариант времени]? Перед разговором я пришлю черновую программу.

[Имя, роль, компания и рабочий контакт]

Один из абзацев здесь делает существенное обещание. Когда отправитель пишет, что пришлёт программу перед разговором, полезно заранее узнать, кто её подготовит и в какой момент можно передать адресату документ, не раскрывая материалы, которые ещё согласует команда. Если программа пока существует только в виде идеи, стоит обещать обсудить темы и составить план после разговора. В следующем письме можно отдельно перечислить решения, которые приняли обе стороны.

Если адресат отвечает за другое направление, он сможет переслать письмо по назначению, когда в первой строке видит тему, название программы и человека, которому предстоит обсудить её со своей стороны. Дополнительный файл нужен, когда без него трудно оценить предложение, например понять подготовленный перечень тем. Смысл лучше вынести в текст письма, чтобы новый читатель увидел вопрос до открытия документа.

Как перестроить образец для нового контакта

Незнакомому адресату нужен повод. Можно сослаться на конкретную тему в открытой программе предстоящего мероприятия и описать, что ваш специалист готов добавить к ней, если партнёр ещё принимает предложения для этой части программы. В письме назовите источник сведений о программе. Так адресат поймёт, что вы обращаетесь к его команде по её рабочему вопросу, а не просто сменили имя в готовом шаблоне.

Если по публичному описанию неясно, в каком формате партнёр принимает предложения, начните с одного вопроса о порядке работы. В нём можно назвать тему будущего разговора и объяснить, кто к нему готов подключиться.

Адрес и границы переписки

Сначала решите, кому адресовано предложение. В веб-интерфейсе Яндекс Почты основной контакт указывают в поле «Кому». Обычная «Копия» видна получателям, поэтому добавляйте коллег по делу и объясняйте, почему каждый видит переписку. Если вопрос касается только одного человека, проще написать ему и предложить переслать письмо подходящему специалисту. При совместной подготовке перечень участников меняется позже, когда появляется ясное решение, какой коллега нужен для работы с программой, а какой — для утверждения даты.

Для вложения стоит заранее посмотреть, что увидит адресат. По справке Яндекс Почты, при общем размере вложений свыше 25 МБ файлы загружаются на Диск, а письмо содержит ссылки. Если без программы тяжело обсудить семинар, приложите короткий файл и убедитесь с другой учётной записи, что получатель сможет открыть именно ту версию, о которой вы пишете. Для вопроса об интересе к теме достаточно описания в письме. Название должно пережить пересылку. Например, укажите тему и версию программы, чтобы отправитель и партнёр смогли сверить, о каких материалах говорят на встрече.

Когда нужна другая процедура

Статья 435 ГК РФ описывает оферту как достаточно определённое предложение с существенными условиями договора и намерением заключить его, если получатель примет условия. Если письмо нужно только для обсуждения совместной идеи, скажите, какие решения ещё предстоит принять. Если отправляете условия, которые компания готова принять без нового согласования, обсудите формулировку и полномочия с тем, кто оформляет договор. Заголовок письма сам этот вопрос не решает.

Для массовой рекламной отправки действует свой порядок. Статья 18 закона о рекламе требует предварительного согласия на рекламу по сетям электросвязи. В разъяснении прокуратуры также отмечено, что подтверждение согласия остаётся за распространителем, а по требованию адресата рекламу прекращают немедленно. Проверьте содержание и аудиторию перед запуском кампании: однотипное сообщение по базе требует отдельной оценки независимо от того, как названа тема. При выборе канала полезно сверить признаки рассылки и личной переписки.

Разговор с известным партнёром продолжайте в прежней ветке, если вопрос остаётся тем же. Участники увидят повод и контекст без второго пересказа. Для почтовой рассылки рекламы понадобятся отдельные правила работы с базой.

Перепишите последнюю строку до отправки

Адресат понимает просьбу, когда может ответить на неё сразу. «Будем рады любому формату сотрудничества» оставляет всё решение у получателя. Для семинара, который ещё обсуждается, подойдёт конкретнее: «Готовы ли вы обсудить тему [название] для [аудитории] на коротком звонке?» Так понятно, какой разговор последует, а на встрече стороны смогут решить, сколько времени и материалов они готовы выделить, кто возьмёт подготовку и как сообщить участникам о результате.

Если программа нужна к дате, о которой уже договорились, напомните её. Когда партнёр может ответить позже, скажите об этом прямо, чтобы он понял, хватает ли времени для ответа.

Письмо полезно перечитать и с позиции команды, которая будет готовить мероприятие: если в тексте обещана запись, кто-то должен успеть проверить права на материалы и обсудить, где запись появится. Оставьте в первой переписке только те обещания, которые можете выполнить после ответа.

Последнее чтение полезно провести глазами получателя. Представьте, что письмо переслали без комментария человеку, который не присутствовал на первой встрече: по теме и двум первым абзацам он должен узнать, какое решение от него ждут и что компания берёт на себя. Если ему нужен дополнительный контекст, добавьте одно точное предложение. Остальное можно обсудить позже. Тогда получателю проще перейти от чтения к делу.