Как принимать задачи у сотрудников: результат, проверка и обратная связь

Закрытая задача может оставить работу незаконченной

Ошибку в принятом файле придётся исправлять уже после закрытия задачи, если руководитель увидел только отметку исполнителя о завершении. Отделить готовность сотрудника от решения заказчика помогает приёмка: человек передаёт результат, а постановщик сравнивает его с заданием и либо принимает работу, либо возвращает с понятными замечаниями. Ниже речь о задачах отдела в Битрикс24, где руководитель поручает сотруднику подготовить материал и сам оценивает итог.

Нажатая кнопка сообщает о действии сотрудника, а качество оценивает человек. Исполнитель мог закончить свою часть честно и всё же пропустить нужное приложение, взять устаревшие сведения или понять формулировку иначе, чем постановщик. Если оба считают задачу закрытой, вопрос всплывёт в следующей работе: получатель откроет неверный файл, коллега начнёт действовать по неполному описанию, а руководителю придётся восстанавливать договорённость по переписке, хотя нужные условия уже были записаны в поручении и доступны исполнителю. Лучше оставить работу доступной для приёмки в той же карточке, где стояло исходное поручение. Тогда замечание относится к конкретному результату, а не превращается в новую просьбу без связи с первым заданием.

Теперь отвечает постановщик. Ответственность здесь двусторонняя: сотрудник предъявляет итог, руководитель вовремя отвечает на него. Очередь непринятых задач по вине постановщика так же мешает работе, как задержка исполнения.

Чем приёмка отличается от обычного завершения

В Битрикс24 путь результата к постановщику включается отдельно от основного поручения. В справке о контроле задач назван параметр «Проконтролировать задачу после завершения». Его включают через настройки рядом с крайним сроком. После завершения постановщик получает уведомление и решает, можно ли закрыть работу.

Контроль оправдан там, где ошибка перейдёт к клиенту или следующему сотруднику: в согласуемом предложении, макете, расчёте, документе для отправки. Для мелкого поручения с очевидным итогом отдельное принятие способно создать лишнюю очередь, поэтому я предпочёл бы включать его по риску результата, а не во всех задачах отдела подряд. Значение имеет возможность исправить промах до использования материала. Руководителю не обязательно читать каждую рабочую запись исполнителя, но без просмотра самого итога решение о принятии будет лишь второй отметкой в интерфейсе.

Есть существенное исключение. Если постановщик и исполнитель — один сотрудник, задача не возвращается на контроль, что прямо указано в описании настроек задач. Поэтому личное поручение руководителя самому себе не подходит для испытания приёмки между двумя ролями: сначала нужно разнести эти роли между сотрудниками, которые действительно участвуют в работе.

Сначала согласуйте признаки готового результата

Чтобы предупредить спор о качестве до начала работы, в описании задачи называют предмет передачи, получателя и признаки, по которым он сможет пользоваться итогом без дополнительных пояснений или нового обращения к автору материала. Критерий пригодности лучше пожелания о красоте: он связывает труд сотрудника с последующим действием отдела.

Для подготовки предложения руководителю нужны актуальные условия и файл, который можно отправить адресату. В таком поручении полезно указать, откуда берутся исходные данные, кто подтверждает цену и где будет храниться итоговая версия, чтобы исполнитель не подменил решение постановщика собственным выбором из нескольких документов. Это образец постановки, а не рассказ о выполненном проекте. Хорошо сформулированный критерий позволяет сотруднику самому заметить пробел до передачи. Если требование появляется только при приёмке, руководитель сначала объясняет, почему оно не вошло в исходное описание, и отделяет исправление ошибки от добавленного объёма.

Новый запрос — новая договорённость. Нельзя возвращать добросовестно выполненную задачу лишь потому, что после её сдачи захотелось ещё один вариант. Такой возврат смешает качество и изменение задания.

Как выглядит критерий, который можно применить

• Итог открывается у получателя и содержит материалы, перечисленные в задаче.
• Использованы те исходные сведения, на которые указал постановщик.
• Ответственный за предметную часть подтвердил спорные условия.
• Понятно, какая версия предназначена для дальнейшей работы.

Итог нужен в карточке, а не в личной переписке

Сообщение о готовности без самого материала заставляет руководителя искать результат. Ссылка в личном чате, вложение в письме и файл на компьютере сотрудника могут существовать одновременно, но в задаче останется только обещание закончить работу. Лучше передавать итог там, где постановщик принимает решение, с коротким пояснением состава и открытых вопросов, чтобы следующий участник мог восстановить ход работы без обращения к автору.

В мобильном приложении настройка «Требовать результат» не даёт исполнителю завершить задачу, пока он не добавит итог. Она описана в справке о создании задач и решает вопрос наличия отчёта. На компьютере эта опция называется «Требуется результат». Качество оценивает постановщик. Он смотрит, соответствует ли приложенный материал тому, что было поручено.

Если результат находится в другом хранилище, сотрудник прикладывает адрес и поясняет, почему именно этот документ считается итоговым. Для приёмки существенен доступ получателя: материал, открывающийся только у автора, нельзя использовать в отделе. Обсуждать это разумнее до завершения, потому что последующее восстановление прав снова вернёт всех к уже закрытому поручению. Короткий комментарий о выполненном объёме полезнее длинного пересказа процесса: постановщику нужно понять, что можно принимать сейчас, а какая часть ждёт внешнего решения. Запись о трудностях остаётся рядом с итогом и помогает отделить отсутствие исходных данных от ошибки сотрудника.

Возврат на доработку содержит причину и границу

Возврат работает, когда вместо расплывчатой просьбы сделать лучше постановщик указывает расхождение с заданием, место в материале и ожидаемое исправление, по которому сотрудник поймёт следующее действие и сможет повторно предъявить пригодный итог. Тогда сотруднику не приходится угадывать оценку руководителя, а повторная сдача отвечает на конкретный вопрос.

В веб-версии действие «На доработку» находится в меню с тремя точками. Если результат устраивает постановщика, кнопка «Принять» завершает задачу автоматически: оба действия приведены в инструкции по контролю завершения. Выбирать возврат стоит после объяснения замечаний, иначе сотрудник увидит смену состояния без причины.

Для обратной связи лучше перечислить несколько связанных исправлений одним сообщением, чем возвращать задачу после каждого найденного недостатка. Постановщик читает итог целиком, выделяет то, что мешает его использовать, и отдельно обозначает пожелания, которые можно учесть позже. Сотрудник тратит внимание на исправления, которые действительно мешают использованию результата. Если замечания поступают по одному, небольшой недостаток оформления может несколько раз задержать материал, уже подходящий по содержанию. При этом серьёзную ошибку в расчёте нельзя прятать среди косметических просьб: её последствие для дальнейшей работы называют первым.

Обратная связь касается результата. Оценка личности сотрудника не объяснит, что изменить в файле, зато затруднит следующий разговор о качестве.

Если расхождение возникло из-за неоднозначного задания, полезно уточнить описание поручения вместе с исправлением материала, чтобы следующий участник прочитал ясные условия и смог выполнить работу без повторения прежней ошибки толкования.

Что делать с задачами, ожидающими руководителя

После передачи работы очередь меняет владельца: теперь решение задерживает постановщик. Если он принимает материалы только перед общим отчётом, отдел может считать исполнение просроченным там, где сотрудник уже ждёт ответа. Разделять эти задержки полезнее, чем требовать у всех одинаковую отметку о закрытии к концу дня, потому что причины и способы исправления у них разные.

Срок приёмки задаётся отделом. В нём учитывают, когда итог нужен следующему участнику, сколько времени займёт его просмотр и кто примет решение при отсутствии руководителя. Не стоит назначать произвольное обещание быстрого ответа, если проверяющему требуется заключение специалиста по предмету. Лучше заранее назвать эту зависимость и оставить ответственному возможность сообщить, какой ответ ещё ожидается. Тогда сотрудник понимает причину паузы и не выдаёт промежуточный материал за принятый ради красивого списка завершённых задач.

Принимать результат могут также администратор Битрикс24, руководитель постановщика и руководитель исполнителя. Это правило доступа к завершению задачи позволяет продолжить работу при отсутствии одного участника, но внутри отдела всё равно нужно назвать того, кто оценит предметную часть и сможет объяснить исполнителю, какие замечания мешают передаче материала следующему получателю. Право нажать кнопку и компетенция оценить документ — разные основания.

Для подчинённых полезен устойчивый порядок разбора очереди: руководитель регулярно смотрит переданные результаты и возвращает ясный ответ в карточку. Контроль выполненных задач руководителем тогда заканчивается решением, а не просьбой ещё раз напомнить о готовом материале.

Повторяющиеся ошибки стоит обсуждать отдельно от единичной приёмки. Если всем исполнителям не хватает одинаковых исходных данных, поправка шаблона поручения даст больше, чем одинаковые замечания каждому.

Откройте последний итог, который вы приняли

Для самостоятельной оценки процесса возьмите недавно закрытую задачу отдела и попробуйте понять её без помощи исполнителя. Видны ли исходные условия, находится ли переданный итог, понятно ли решение постановщика? Если приходится искать файл в сторонней переписке или спрашивать, какой вариант считать окончательным, приёмка оставила пробел, который проявится при передаче работы другому человеку.

Теперь найдите задачу, где сотрудник уже сообщил о готовности, а руководитель ещё не ответил. В ней должно быть ясно, кто ждёт чьего действия и что именно предстоит оценить. Начните с этой очереди. Она покажет, помогает ли контроль получать пригодный материал или просто добавляет ещё одно ожидание.

Когда причина расхождения связана с настройками ролей, прав или передачи результата, её можно разобрать в рамках настройки Битрикс24. Но решение о критериях остаётся у руководителя: подрядчик настроит переходы между участниками и состояния карточки, а содержание принятой работы определяет тот, кто будет пользоваться итогом и отвечает за его передачу клиенту или другому сотруднику отдела. Хорошая приёмка оставляет в карточке три понятных элемента — поручение, результат и решение по нему — и позволяет отделу продолжить работу без нового объяснения всей истории.