Коммерческое предложение из CRM: как подготовить шаблон для отдела продаж

Документ начинается с данных отдела продаж

Красивый шаблон коммерческого предложения закрепляет ошибки так же уверенно, как правильные сведения. Поэтому сначала отдел определяет, откуда брать товар, цену, срок и данные клиента, а затем готовит макет КП из сделки Битрикс24, где менеджер уже собрал состав поставки и условия покупки.

Это работа с документом, который клиент сможет открыть и понять. Его задача — описать определённое предложение продавца, а не пересказать карточку в CRM — системе работы с клиентами. Покупателю нужны состав покупки, итоговая сумма и способ продолжить обсуждение. Внутренние оценки менеджера, заметки о переговорах и название стадии сделки остаются в CRM. Смешение этих сведений с коммерческим текстом делает документ тяжёлым и иногда раскрывает то, что клиенту не предназначалось.

Шаблон — макет с постоянным текстом и местами для подстановки сведений. Срок из переписки туда не попадёт. Отдел определяет поле для согласованного срока доставки и назначает сотрудника, который заполняет его перед созданием файла. Поэтому сначала стоит разобрать уже используемое предложение и отметить происхождение каждой меняющейся строки. В рабочем экземпляре КП возле каждого такого места подписывают источник: карточка клиента, реквизиты продавца или поле сделки. Такая подготовка полезнее раннего заказа нового оформления, которое затем придётся переделывать под поля.

• Общее для всех предложений — описание продавца, структура документа, объяснение порядка покупки.
• Меняется по сделке — клиент, состав поставки, количество, сумма, срок действия.
• Меняется после обсуждения — особые условия, срок исполнения, отдельно одобренная скидка.

Короткое правило для менеджера: сначала готовим сведения, затем формируем файл. Ручная правка уже созданного предложения допустима как исключение, но постоянное исправление цены после выгрузки означает, что отдел по-прежнему продаёт из отдельного редактора, а CRM хранит другие данные.

Из какой карточки брать сведения

Предложение по определённой покупке удобнее создавать из сделки с её товарами и условиями, чем из общей карточки компании, где хранится история разных обращений. Отдельный элемент CRM для предложений нужен при самостоятельном процессе их ведения, а для обычной подготовки файла ещё один набор стадий только усложнит работу менеджера.

В Битрикс24 файл создают кнопкой «Документ»: система подставляет сведения из выбранного элемента и реквизиты продавца, как описано в справке. Когда продажи идут от нескольких организаций, владелец определяет, чьи реквизиты относятся к этой покупке, чтобы в КП был назван тот продавец, которому клиент потом заплатит. Название поля в CRM может быть понятным, но ещё не объяснять, какой текст окажется в документе. Для подстановок используют «Список полей», доступный из настройки нового шаблона, как указывает Битрикс24. Исполнитель связывает места в макете с этими полями. Заказчик передаёт смысл каждого места: данные продавца, данные клиента или сведения по сделке. Перечень технических кодов маркетологу заучивать не нужно.

Пустая строка тоже требует решения. Когда адрес для доставки ещё не обсуждали, в КП лучше убрать блок либо назвать этап уточнения, чем оставлять заголовок с пустым местом, которое клиент воспримет как небрежность.

Руководитель продаж назначает, кто отвечает за заполнение переменных сведений, потому что шаблон возьмёт доступное значение и не выяснит, кто последним договорился с клиентом о другом сроке, если эта договорённость осталась вне карточки. Для цены ответственным может быть менеджер, для особых условий — руководитель. Это правила отдела, которые затем отражают в настройках.

Позиции и сумма внутри предложения

Главный риск списка товаров — получить верную сумму для непонятного состава. Покупателю мало общего названия модели, если цена относится к определённой комплектации. Исполнение надо назвать. Перенос параметров важнее красивой фотографии: по фотографии трудно понять, какие принадлежности включены в поставку.

Битрикс24 различает товарную позицию, добавленную вручную, товар каталога и вариацию. В справке о товарах в документах поясняется, что полное название вариации может включать её характеристики. Для повторяющегося ассортимента я предпочёл бы такой вывод ручному сокращению названия. Менеджер выбирает исполнение, а клиент видит различия, от которых зависит цена. Сокращённая строка удобна внутри отдела, но может скрыть состав покупки от адресата.

Количество и единица продажи читаются вместе. Если товар продаётся упаковками, сумма за упаковку не должна выглядеть как цена одного изделия. Скидка тоже требует ясного места: покупатель понимает, учтена ли она в цене строки или применяется к итоговой сумме. Налоговые суммы берут из учётных данных продавца. При приёмке их отображение сравнивают с заданием бухгалтерии.

В шаблоне товарные позиции можно повторять списком или строками таблицы — оба способа описаны в документации. Для сравнения количества, цены единицы и суммы строки таблица яснее свободного абзаца. Длинные наименования и несколько позиций проверяют до запуска, поскольку короткий образец на одну строку скрывает разрыв описания между страницами, исчезновение заголовков и отрыв итоговой суммы от состава покупки. Здесь нужен содержательный образец с реальными товарами отдела. Полезно включить и позицию с длинным названием, и дополнительную услугу. Если документов с такими составами раньше не было, отдел заранее выбирает товары для приёмки. Сведения из тестовой сделки не отправляют клиенту.

Текст, который не собирается из цены

Предложение о покупке шире набора товарных строк. Цена без срока действия оставляет вопрос, можно ли вернуться к ней позже. Нужна граница обещания. Она задаётся правилами продавца и отражается в документе словами, которые понимает клиент.

Постоянные условия оставляют в шаблоне, а особые сроки и ограничения — в полях сделки: иначе менеджер будет исправлять общий текст вручную и однажды отправит новому адресату условия предыдущего клиента. Следующее действие называют прямо: ответить менеджеру, уточнить состав или передать сведения для начала работ.

• Что входит в предложение и что оплачивается отдельно.
• До какого момента продавец предлагает названную цену.
• От какого события отсчитывается срок исполнения.
• Какие сведения клиент передаёт перед следующим этапом.
• Кому адресован ответ и где его отправить.

Развёрнутое описание в каталоге можно подставлять в документ: Битрикс24 берёт его из заполненного поля «Детальное описание», что разъяснено в справке товаров. Но перенос всей карточки редко нужен покупателю, который уже обсудил состав с менеджером. Лучше подготовить короткое коммерческое пояснение в отдельном подходящем поле, если большая часть каталожного текста относится к поиску и первому знакомству.

Рекламные обещания тоже проходят редактуру. Срок, который отдел не может назвать до уточнения состава, не превращают в универсальную фразу в шаблоне. Полезнее прямо указать, после чего менеджер сообщит срок: это объясняет порядок работы и оставляет место для честного ответа по конкретной покупке.

Шаблон и доступ к нему

На этапе оформления отдел уже знает, какие сведения меняются, и исполнитель собирает из них документ. Если поля согласовать после дизайна, длинное название товара и дополнительные условия могут не поместиться в отведённые места, а исправлять придётся сразу текст и расположение блоков.

Для загрузки собственного макета Битрикс24 принимает формат DOCX. В инструкции к шаблону задан размер не более 2 МБ. Эти ограничения стоит передать дизайнеру вместе с образцом. Большая фоновая фотография, вставленная только ради оформления, может занять место, которое полезнее оставить для читаемого состава поставки. Текст сохраняют текстом, чтобы его можно было обновлять и искать в готовом документе.

Для разных направлений продаж шаблоны разделяют по смыслу, когда различаются продавец, структура или условия, а для разных менеджеров одинаковый макет копировать не стоит: копии постепенно расходятся и превращают исправление одной фразы в поиск по всему отделу. В настройках Битрикс24 «Привязка к разделам CRM» определяет, где применяется шаблон. Это описано в справке настройки. Связь задают так, чтобы менеджер выбирал среди подходящих документов.

Пункт «Кто будет работать с шаблоном» позволяет назначить сотрудников или отдел, по той же документации. Доступ к использованию и внутреннее право менять формулировки обсуждают отдельно. Руководитель назначает владельца текста: он принимает изменения условий и передаёт обновлённый образец. Тогда новая редакция документа получает понятное происхождение.

Старый макет можно отключить пунктом «Активность», который описан среди настроек шаблона. Это лучше, чем оставлять рядом несколько похожих названий и надеяться, что сотрудники запомнят правильное. Уже отправленные версии хранят по правилам отдела, а новая продажа начинается с действующего макета.

Как предложение превращается в отправленный файл

Менеджер просматривает сформированный файл целиком: подстановка меняет длину строк и переносы, поэтому даже удачный макет может получить лишнюю страницу, обрезанную строку или итог, оторванный от списка товаров. Начало с названием клиента и концовка с условиями столь же существенны, как товарные строки.

Кнопка «Скачать» позволяет получить PDF или DOCX — Битрикс24 перечисляет оба формата. Клиенту для обычного ознакомления лучше отправлять PDF: его содержание и расположение страниц проще обсуждать как одну версию. Редактируемый файл оставляют для задач, где адресат действительно участвует в подготовке текста. Это выбор рабочего процесса, а не запрет платформы.

До отправки менеджер читает КП глазами адресата: распознаёт исполнение, понимает сумму и срок действия, находит способ ответить, а затем сохраняет отправленную версию рядом с переговорами, чтобы обе стороны могли назвать обсуждаемый файл. Если состав изменится, новая редакция получает отдельное обозначение по правилам отдела.

В карточке ранее созданные файлы доступны через «Список документов», по инструкции работы с документами. Этот список помогает найти версию, но отделу всё равно надо определить, как отмечать именно отправленный клиенту вариант. Созданный файл мог остаться черновым. Смешение черновиков с отправленными предложениями осложняет восстановление договорённостей.

Документы CRM доступны не на всех тарифах, как предупреждает справка, поэтому исполнитель проверяет возможность создания документа на вашем портале до оценки работ, а не после сдачи макета, который менеджеры не смогут использовать. Доступный способ отправки он демонстрирует на безопасном адресате. Проверочный файл с данными реального клиента не используют для такой демонстрации.

Состав работ для отдела продаж

Задачу на подготовку коммерческого предложения в Битрикс24 удобнее описывать через результат работы менеджера: из подготовленной сделки он получает документ, в котором клиент, товары, сумма и условия относятся к одной покупке. Красивый образец здесь лишь начало. В состав приёмки входит и неудобная сделка, где название длинное, поле не заполнено или условия отличаются от обычных.

• Образец документа. Действующее КП с отмеченными постоянными фразами и переменными местами.
• Происхождение данных. Для каждого места названы карточка или поле и сотрудник, который их заполняет.
• Товарные строки. Выбран вид названия варианта, единицы продажи и отображения суммы.
• Условия. Определены срок действия, порядок исполнения и фразы для незаполненных сведений.
• Доступ. Названы направления продаж, пользователи шаблона и владелец его текста.
• Образцы приёмки. Короткая и длинная поставка, несколько позиций, пустое необязательное поле, особые условия.
• Выходной файл. Менеджер открывает его, находит все обещания клиенту и сохраняет отправленную версию.

В задании на настройку Битрикс24 для команды ШТАБ ИТ назовите результат: макет загружен, подстановки работают на выбранных составах, сотрудники находят нужный шаблон и отличают действующую редакцию от прежней. Отдел принимает средство подготовки КП и повторяет те же действия, которыми менеджеры будут пользоваться ежедневно.