CRM для строительной компании: объекты, сметы и длинные сделки

Что считать объектом, а что сделкой

Как устроить CRM для строительной компании, если один заказчик обсуждает несколько объектов, а смета меняется до подписания договора? CRM связывает людей, объекты и договорённости о продаже, чтобы менеджер мог продолжить переговоры по актуальным данным. Рассмотрим подрядную компанию, которая согласует объём работ и передаёт подписанный заказ в исполнение. Строительный график и учёт фактических затрат при этом обсуждаются отдельно.

Объект живёт дольше переговоров. Один заказчик может сначала обсуждать обследование, затем проектирование и отдельный этап строительства, поэтому общая карточка компании не расскажет менеджеру, к какому адресу относится письмо и какую работу он сейчас продаёт.

Три разных предмета учёта

Контакт описывает участника разговора. Сделка хранит обсуждаемое коммерческое обязательство. Карточка объекта помогает собрать сведения о месте и составе строительства, не смешивая их с телефонным номером сотрудника заказчика. Эти предметы связывают, а не копируют целиком в каждое обращение. При смене представителя заказчика объект продолжает существовать, и новая переписка получает понятное основание.

Я бы выделил объект отдельно, если по нему идут разные договоры и работают несколько ответственных. Для одной простой услуги достаточно сделки с адресом и документами. Дополнительная карточка оправдана повторным использованием сведений: иначе сотрудники получат лишнее место заполнения, но всё равно будут искать нужную смету в сообщениях, пока руководитель видит в новой системе аккуратный список объектов без документов для продолжения работы. До выбора структуры возьмите реальные обезличенные документы и отметьте, какие данные относятся к площадке, какие — к покупателю, а какие меняются при новой продаже.

В Битрикс24 отдельный вид карточек можно создать через «CRM → Смарт-процессы → Список смарт-процессов». Смарт-процесс — объект CRM с настраиваемыми полями и этапами, которые потребуется приспособить к работе строительного подрядчика. Название, связь с продажей и порядок работы задают при внедрении.

Минимум сведений об объекте

Полезный набор начинают с адреса, вида работ и ответственного за исходные данные. С объектом связывают заказчика и актуальный комплект документов, а подготовку поручают ответственному с понятным сроком. Для пользовательских реквизитов справка Битрикс24 называет пункт «Настройка полей». Не заставляйте менеджера угадывать инженерные величины: отсутствие данных лучше показать явно и направить вопрос тому, кто способен на него ответить.

Как смета становится договорённостью

Сумма без состава работ быстро теряет смысл. Когда заказчик меняет материал, площадь или очередность, прежнее предложение сохраняют вместе с его основанием, а новую версию связывают с тем набором работ, который обсуждается сейчас.

Версия важнее последнего файла. Если менеджер видит несколько вложений с похожими названиями, он может отправить прежний расчёт после получения новых исходных данных. Для этого риска полезнее правило обозначения и утверждения версии, чем ещё одно напоминание позвонить клиенту. В карточке указывают, что подготовлено, кем рассмотрено и какая версия отправлена заказчику. Подтверждение относится к содержанию документа, а не к факту его появления в общей папке, где сотрудники могут сохранить неутверждённую копию для предварительного обсуждения, не собираясь передавать её заказчику.

Что связывать с расчётом

Смету связывают с исходным заданием, составом предложения и условиями, от которых зависит цена. Расчёт может оставаться в профильной сметной программе, а CRM хранит ссылку и итог для переговоров. Копировать в неё всю детализацию затрат стоит только после отдельного объяснения, кому понадобится эта копия и как будут обновляться изменения. Два параллельных расчёта с ручным переносом быстро расходятся, особенно если уточнение инженер получил по телефону.

Вкладка «Связи» у смарт-процесса позволяет связать его с другими элементами CRM, включая сделки, поэтому подготовку сметы можно организовать отдельной записью, сохранив переход из продажи к документу, по которому менеджер продолжит разговор. Это вариант устройства, а не обязательная схема для любого подрядчика. Если расчёт простой и единственный, отдельные сущности только увеличат количество переходов.

Образец требования к данным можно записать так: «Каждое отправленное предложение связано с объектом и определённой версией сметы. В карточке видны автор расчёта, состояние рассмотрения и дата отправки заказчику. Новая версия не перезаписывает прежнюю». Эта формулировка описывает результат для менеджера и оставляет исполнителю возможность предложить подходящий способ хранения.

Кто разрешает отправку

Отправлять предложение должен сотрудник с понятными полномочиями. Для спорной цены полезнее обозначить согласующего и ожидаемое решение, чем создать общую стадию ожидания. Пока вопрос рассматривается, менеджер видит причину паузы. После ответа у него появляется конкретный документ для обсуждения, а руководитель может восстановить, на каком основании компания обещала стоимость и срок.

Где заканчивается продажа и начинается стройка

Подписанный договор меняет ответственность за работу. Продавец передаёт согласованный объём, а исполнитель принимает комплект и подтверждает, что может планировать дальнейшие действия, иначе закрытая сделка останется красивой отметкой при незапущенной подготовке объекта.

Продажа и выполнение требуют разных этапов. Переговоры описывают готовность клиента принять предложение. Производство работ описывает готовность компании исполнить обязательство. Одна общая воронка с переговорами, закупкой материалов и строительными операциями затрудняет оба вопроса: руководитель продаж перестаёт различать несостоявшиеся заказы, а руководитель работ получает слишком грубое описание объекта. Поэтому я выбираю связанную передачу, когда исполнение продолжается после завершения продажи.

Что получает ответственный за исполнение

В передаваемый комплект входят актуальный договор, согласованная смета, исходные документы и названные ограничения. Для каждого документа называют его назначение. Отправленный менеджером файл ещё не принят инженером: получатель может вернуть комплект с конкретной причиной. Состояние возврата оставляют видимым, иначе сотрудникам придётся спрашивать друг друга, началась ли работа и почему объект не двигается, хотя ответ уже известен получателю и нужен менеджеру для разговора с заказчиком.

Для собственных этапов Битрикс24 предусматривает опцию «Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан». Канбан — доска с карточками по этапам, названия которых стоит привязывать к событиям, меняющим следующее действие, например к приёму исходных данных. Слишком подробная доска с каждым звонком затруднит обзор, а общий этап работы скроет место ожидания.

Изменение после подписания

Просьба заказчика добавить работы получает отдельное рассмотрение. Важно установить влияние на стоимость, срок и уже переданный комплект. Автоматически заменять смету опасно: исполнитель мог начать работу по прежней версии. Лучше сохранить запрос, решение и новый комплект вместе, чем искать причину разницы по датам файлов после возникновения спора.

Опция «Добавить список со связанными элементами в карточку» позволяет вывести связанные записи рядом с исходным объектом. Такой список пригоден для изменений и дополнительных согласований. Организация работы остаётся решением компании: руководитель назначает человека, который принимает изменение и сообщает участникам, что именно теперь действует.

Какие сведения нужны руководителю длинной сделки

Длительность переговоров скрывает разные причины ожидания. Запрос может ждать исходные данные заказчика, решение проектировщика или внутренний пересчёт, поэтому один возраст сделки не объяснит, на что руководитель способен повлиять уже сегодня.

Дата следующего действия даёт точку управления. Менеджер записывает, кому и по какому предмету нужно ответить, а руководитель рассматривает просрочки вместе с причиной. Если ждать предстоит событие вне компании, это событие называют вместе с теми сведениями, которые менеджер сможет получить от заказчика, когда вернётся к разговору и будет обсуждать следующий этап подготовки объекта. Строить автоматизацию вокруг постоянных напоминаний о звонке хуже: сотрудник получит уведомление, но не получит новых сведений для разговора. Клиент тоже заметит разницу между полезным уточнением и повторным вопросом о решении.

Отчёт отвечает на один вопрос

Для планирования продаж нужны ожидаемые договорённости и основания вероятности. Для загрузки исполнителей — принятые заказы и подтверждённые даты. Для маркетинга — происхождение обращений и их дальнейшая судьба. Эти вопросы можно собрать на общей странице, но расчёт каждого показателя описывают отдельно. При подготовке нескольких вариантов заказа сумма всех предложений завышает ожидания: покупатель выбирает состав работ, поэтому отчёту нужно правило учёта альтернатив.

В режиме «Список» смарт-процесса предусмотрен «Экспорт в Excel». Для передачи данных другой программе есть «Экспорт в CSV». Названия помогают запросить конкретную выгрузку, однако состав столбцов предстоит настроить под вопрос руководителя, чтобы он мог открыть причину ожидания по нужному объекту и понять, кому поручить действие. Удобнее заранее выбрать объект, заказчика и причину ожидания, чем каждый месяц вручную дописывать эти сведения рядом с выгруженными суммами.

Продавец и инженер работают с разной детализацией. Роли доступа задают так, чтобы каждый видел необходимое для своей задачи и не менял утверждённую часть без полномочий. Демонстрация под учётной записью администратора здесь мало полезна: нужен вход обычного сотрудника, когда станет видно, способен ли он вернуть неполный комплект, открыть актуальный документ и сохранить причину задержки без обхода правил.

Отказ тоже сохраняет данные

Причину несостоявшейся продажи записывают по существу. Потеря из-за неподходящего вида работ отличается от отказа после расчёта цены. Такой разбор помогает изменить предложение или рекламу, если обращения регулярно не соответствуют возможностям подрядчика. Обсуждение методики передачи заказа из CRM в исполнение полезно и здесь: название отрасли меняется, но адресат данных и событие приёма всё равно нуждаются в точном описании.

Какой заказ показать внедренцу

Начните разговор с вопроса о восстановлении договорённостей. Попросите исполнителя показать, как по одной продаже он найдёт объект, отправленную версию сметы и принятое изменение, если менеджер и инженер открывают систему под обычными ролями.

Показ важнее перечня функций. На демонстрацию возьмите обезличенные документы вашей компании и заранее опишите правильный результат, чтобы оценивать работу с реальными типами сведений, а не скорость переключения экранов на подготовленной продавцом карточке. Неполные данные тоже включают в обсуждение. Система пригодится сотрудникам, когда сможет объяснить ожидание и вернуть вопрос ответственному человеку.

Образец задания на демонстрацию

Покажите работу строительного подрядчика с несколькими объектами одного заказчика. По одному объекту подготовьте новую версию сметы, сохраните прежнюю и отправьте актуальное предложение. После подтверждения передайте комплект исполнителю. Получатель возвращает его с причиной, менеджер устраняет недостаток и повторяет передачу без создания второго заказа. Затем поступает изменение объёма работ: покажите его решение, связь с новой сметой и сведения, которые увидит руководитель.

К запросу приложите перечень действующих программ. Отдельно назовите место расчёта смет и хранения документов. Для оценки внедрения Битрикс24 эти сведения полезнее, чем общее требование поставить CRM для строительной компании: подрядчик сможет объяснить, какую часть выполняет платформа, где остаётся учёт и что потребуется связать обменом.

Последний вопрос исполнителю звучит так: кто заметит, что переданный заказ не принят, и что он сделает после этого? Ответ показывает, заканчивается ли предложенное внедрение перемещением карточки или действительно помогает компании передавать обязательства в работу.