WMS-система: как автоматизировать склад и когда это окупается

WMS не исправит склад одним фактом установки

Купить WMS вместо наведения порядка на складе — дорогой способ перенести неясные правила в новую программу. WMS-система управляет складскими операциями: подсказывает, куда разместить товар, что и откуда отобрать, кому выдать задание и как подтвердить выполнение. Товарный учёт отвечает прежде всего на вопрос об остатках и движениях. Руководителю торговой компании полезно сначала определить, каких именно решений не хватает сотрудникам в работе, а уже потом выбирать программный продукт, иначе широкий список функций заменит обсуждение причины ошибок.

Граница проходит по управлению действиями. Если кладовщик видит остаток, но сам ищет место хранения и решает порядок отбора, учёт ещё не организовал эту часть работы.

Что здесь сравниваем

Рассмотрим склад торговой компании с приёмкой товара и сборкой заказов. Для него есть два пути: улучшить текущую учётную систему и правила работы либо добавить специализированную WMS. Полная перестройка логистической сети выходит за пределы задачи. В качестве конкретного продукта используем «1С:WMS Логистика. Управление складом»: документация относит к его задачам управление приёмкой, размещением, перемещением, отбором и отгрузкой. Возможности именно этой системы нельзя автоматически приписывать каждому решению с похожим названием.

Начинать с описания потерь разумнее, чем с количества квадратных метров. Площадь влияет на организацию склада, но ошибки могут возникать в справочнике товаров, при смене единиц измерения или в передаче заказа из продаж. Для каждого такого источника потребуется своё изменение. Если товар физически лежит правильно, а интернет-магазин получает устаревший остаток, новая система заданий кладовщикам не устранит задержку обмена между системами.

Когда достаточно учёта, а когда нужно управление заданиями

Текущее решение стоит использовать до ясной границы. Когда сотрудники понимают порядок работы, ассортимент описан корректно и задержки связаны с отдельной настройкой, доработка учёта может оказаться достаточной. Покупать отдельную WMS только ради сканирования штрихкода избыточно: прежде полезно выяснить, поддерживает ли нужное действие используемая система. Специализированное управление имеет смысл там, где программа должна выбирать место и последовательность работ, учитывать занятость ресурсов и передавать задания исполнителям.

Один сканер не определяет класс системы. Важнее, кто принимает решение о следующем действии и что произойдёт, если сотрудник возьмёт другой товар или придёт к другой ячейке.

Проверить различие на демонстрации

Лучше показать поставщику свой порядок приёмки и один маршрут заказа, чем просить обзор всех экранов. При демонстрации видно, какие решения принимает программа, что остаётся кладовщику и когда требуется вмешательство диспетчера. В 1С:WMS основные складские задания выполняют с терминалами сбора данных. Диспетчер контролирует исполнение и разбирает нестандартные ситуации. Выбор продукта затронет всю складскую смену: её роли, связь, порядок подтверждения действий и сведения, которые руководитель получает из системы.

Плохой критерий — впечатляющее количество функций. Если команда не может назвать операцию, ради которой ей нужен отдельный контур управления, стоит сначала провести обследование и исправить установленную причину потерь, а не покупать запас возможностей без владельца процесса.

Адресное хранение начинается с описания товара

Программа размещает товар по известным ей признакам. Если упаковка описана неверно, красивый план склада не поможет системе определить подходящее место. Руководителю нужны единые правила для единиц хранения, маркировки и свойств, от которых зависит размещение. В документации 1С:WMS среди разрезов учёта названы партии и сроки годности. Такие признаки имеют смысл лишь тогда, когда сотрудники получают их при приёмке и сохраняют при дальнейших движениях.

Адрес нельзя оставить только на экране. Физическая маркировка места и понятное соответствие между ней и системой позволяют исполнителю подтвердить, что он пришёл к нужной ячейке.

Что происходит с исключением

Различия в качестве товара тоже отражаются в работе. Для товара, ожидающего решения по качеству, в описании продукта предусмотрена зона карантина. Это конкретный способ отделить спорный запас от доступного к продаже, а не формальное название дополнительного склада. Если сотрудник может положить возврат в обычную ячейку, а продажа видит его как годный товар, система повторит организационную ошибку. Правило движения исключений обсуждают вместе с обычным процессом приёмки.

Для начала лучше привести в порядок ограниченную группу товаров, чем разметить весь склад по справочнику, которому никто не доверяет: кладовщик всё равно будет уточнять содержимое упаковки вручную, а программа получит лишь видимость точного количества. Это не означает навсегда оставить остальное без учёта: объём первой проверки выбирают так, чтобы пройти приёмку, размещение, отбор и возврат одних и тех же позиций. В результате команда получает конкретный список недостающих свойств. Исправлять его до массового запуска дешевле, чем выяснять посреди рабочей смены, почему программа и сотрудник по-разному понимают количество в упаковке.

WMS работает рядом с продажами и учётом

Заказ появляется за пределами складской операции. Поэтому при выборе WMS нужно определить, откуда она получает потребность на отгрузку и куда передаёт факт выполнения. Если менеджер меняет состав заказа после начала отбора, команда заранее устанавливает, как изменение дойдёт до склада и что произойдёт с уже собранным товаром. Без такого правила две исправные программы покажут разные состояния одного заказа, а выяснять расхождение придётся сотрудникам вручную.

Статусы имеют деловой смысл. Отобранный товар ещё может ожидать упаковки или передачи перевозчику, и продажам полезно видеть это различие.

В 1С:WMS план отгрузки описывается документом «Заказ на отгрузку». Его используют для дальнейшего подбора из мест хранения. Эта деталь нужна заказчику, чтобы попросить поставщика показать начало цепочки: как заказ из корпоративного учёта превращается в складское задание. Автоматическая передача данных и успешная отгрузка — разные результаты: сообщение о заказе может дойти без ошибки, но сотрудники ещё не завершили отбор и не передали груз перевозчику, поэтому продажам рано обещать покупателю отправку. Обмен оценивают вместе с обработкой отмены, частичного исполнения и повторной отправки сообщения, иначе красивой демонстрации обычного заказа окажется мало для рабочего дня.

Совместный отбор

При похожих заказах может понадобиться объединение работ. Документация называет «Волной» группировку заказов для совместного отбора в разные контейнеры, соответствующие заказам. Это помогает обсудить способ комплектации предметно, но требует сохранить принадлежность товара каждому заказу. Если на складе нет понятной зоны последующей сортировки или сотрудники путают контейнеры, объединение задач увеличит сложность. Сначала выбирают подходящий физический порядок, а затем настраивают поддерживающую его стратегию.

При работе с интеграциями учётных систем и сайта я бы начал с описания событий и ответственных. Названия программ на схеме меньше помогают разбору сбоя, чем ответ на вопрос, кто узнает об отмене и какой сотрудник сможет безопасно остановить незавершённое задание.

Окупаемость считают по устраняемым потерям

Стоимость лицензии — только часть вложения. В бюджет входят обследование, подготовка справочников, оборудование, связь, интеграции, обучение и поддержка запуска. При сравнении предложений полезно одинаково описать объём этих работ, иначе недорогая поставка превратится в серию обязательных дополнений после подписания договора. Поставщик отделяет цену программного права от цены перехода на новый порядок работы, а руководитель видит, какие расходы возникнут единожды и какие останутся после запуска.

Лицензирование требует отдельного внимания. На странице приобретения 1С:WMS указано, что для разных физических складов нужны отдельные информационные базы и основные поставки.

Расширение количества терминалов тоже влияет на смету. Производитель предлагает сверять клиентские лицензии для ТСД с таблицей совместимости; это повод попросить исполнителя включить комплект лицензий в предложение вместе с моделью оборудования. Покупка терминалов отдельно от расчёта программных подключений создаёт риск неполной поставки: оборудование уже окажется на складе, а право подключить нужное количество устройств придётся докупать после уточнения сметы, нарушая запланированный порядок запуска. При этом чужую цену внедрения нельзя переносить на свой склад: состав интеграций и подготовленность данных меняют объём работы. Сравнивать лучше две сметы по одному перечню операций.

Расчёт, который можно пересчитать

В расчётном примере общие разовые расходы составляют 1 200 000 рублей. Дополнительное обслуживание после запуска стоит 20 000 рублей в месяц. Если подтверждённое снижение текущих потерь оценивается в 80 000 рублей в месяц, чистый месячный эффект равен 60 000 рублей, а простой срок возврата вложения — 20 месяцев. Это арифметическая модель без стоимости денег и сезонности. Прогнозируемое снижение потерь ещё предстоит подтвердить на собственных данных склада.

Высвобождённое время нельзя целиком записать экономией зарплаты. Когда сотрудники продолжают работать в том же составе, эффект может проявиться в способности обработать больший объём, поэтому в расчёте называют именно этот результат и отдельно объясняют, какой спрос позволит им воспользоваться.

Сможете ли вы объяснить каждую строку задания?

Выбор системы начинается с проверяемого описания склада. До запроса коммерческих предложений руководитель собирает сведения об операциях, исключениях и потерях, чтобы поставщики обсуждали одну задачу. Для самопроверки подходит перечень ниже. Если на значительную часть вопросов отвечает только один опытный кладовщик, его знания сначала переводят в понятные правила, иначе новая программа закрепит зависимость от того же человека и ещё добавит необходимость поддерживать сложные настройки.

• Где измеряется потеря: поиск, отбор, пересорт, ожидание или передача данных?
• Какие свойства товара определяют хранение и можно ли получить их при приёмке?
• Как выглядят адреса мест на складе и в системе?
• Кто решает исключения: недостачу, брак, возврат и отмену?
• Как заказ поступает на склад и как продажа получает факт исполнения?
• Какие данные и оборудование включены в предложение поставщика?
• На каких операциях покажут решение и с чем сравнят результат?

Сначала ищите недостающий способ управления. Если задача сводится к исправлению документов и обмена, полезнее улучшить учёт; если склад теряет управляемость в распределении и подтверждении операций, демонстрация WMS даст предметный ответ о следующем шаге.