Какие отчёты Битрикс24 нужны маркетологу и руководителю компании

Начните с вопросов, на которые нужен ответ

На встрече маркетолог показывает число заявок, руководитель продаж — успешные сделки, а директор спрашивает, сколько денег поступило. Все три числа могут быть правильными и при этом описывать разные события. Чтобы отчёты помогали принимать решения, сначала договоритесь, что именно измеряете и какие действия последуют за результатом.

Для первого набора достаточно нескольких вопросов: сколько обращений пришло, какие из них подходят компании, где остановилась работа, сколько сделок завершено и есть ли обращения без следующего действия. Для каждого вопроса определите, кто будет пользоваться отчётом. Маркетолог разбирает качество источников, руководитель продаж — обработку обращений, директор — результат и задачи, которые мешают увеличить продажи.

В CRM-аналитике Битрикс24 есть инструменты анализа лидов и продаж, включая воронку, динамику и сравнение периодов. Их выбирают по задаче, а затем проверяют состав данных. Большое число графиков на одном экране не заменяет согласованных определений показателей.

Для регулярного обсуждения запишите рядом с отчётом решение, которое он поддерживает. Например, список просроченных действий нужен, чтобы распределить работу сегодня, а причины отказов — чтобы проверить предложение или порядок переговоров. Если по показателю никто не принимает решения, его можно пока не включать в основной набор.

Договоритесь, что считать заявкой, продажей и конверсией

Заявка с сайта, лид и сделка — не обязательно одна и та же единица. Лид может использоваться для первичной оценки обращения, а сделка — для ведения продажи. В некоторых процессах работают сразу со сделками. Повторный контакт клиента также может создавать новую запись. Поэтому число карточек нельзя автоматически называть числом новых покупателей.

Составьте словарь показателей на одной странице. Для каждой строки нужны название, правило расчёта, единица учёта, используемая дата и ответственный за заполнение. В строке «новые обращения» уточните, учитываются ли повторные запросы, спам, тестовые заявки и дубли. Для успешной сделки определите подтверждающее событие, по которому сотрудник переводит её в финальную стадию.

Если команда ещё не договорилась, когда создавать лид или сделку, сначала разберите различия этих способов работы. Отчёт должен следовать принятому процессу, иначе при каждой встрече придётся заново объяснять смысл его строк.

Проверьте даты и состав выборки до сравнения чисел

Фраза «продажи за сентябрь» неоднозначна. Это могут быть сделки, созданные в сентябре, завершённые в сентябре или находившиеся в работе в течение месяца. Одна продажа может начаться в июле, завершиться в сентябре и получить оплату в октябре. В каждом отчёте укажите, какое событие определяет попадание записи в период.

В CRM-аналитике Битрикс24 поле «Отчётный период» отличается от даты создания. Оно учитывает работу с элементами за выбранный интервал, в том числе ранее созданные незавершённые сделки. Документация также предупреждает: поле продолжает влиять на результат, даже когда скрыто в фильтре. Поэтому при расхождении сначала проверьте его значение вместе с остальными условиями.

Для анализа качества привлечения полезно выделить группу обращений, пришедших за один интервал, и проследить её результат к определённой дате. Такую группу называют когортой. Если часть сделок ещё открыта, покажите её отдельно: окончательная конверсия этой группы пока неизвестна.

Для контроля текущей нагрузки нужна другая выборка — все незавершённые сделки, требующие работы сейчас. Не ограничивайте её только датой создания текущего месяца: тогда старые зависшие обращения могут исчезнуть из поля зрения. Название отчёта должно подсказывать, какую задачу решает выборка.

В сквозной аналитике одноимённый фильтр «Отчётный период» отбирает записи по дате создания. Это различие указано в ответах Битрикс24 об аналитике. Уточняйте, в каком инструменте открыт отчёт, прежде чем переносить настройки между ними.

Маркетологу: заявки и их качество по источникам

Начните с таблицы, в которой для каждого источника видны обращения, подходящие компании запросы, успешные сделки и ещё открытые продажи. Укажите, относится ли результат к группе новых обращений или к сделкам, завершённым за период. По одному числу заявок нельзя решить, какой канал полезнее: часть обращений может не соответствовать услуге или региону работы.

До построения отчёта проверьте, как источник попадает в CRM. Возьмите несколько контрольных обращений из разных каналов и проследите значения в карточках. Если источник заполняется вручную, нужны понятный справочник и правило выбора. Если он передаётся автоматически, проверьте повторное обращение: новое значение не должно без согласованного правила подменять историю привлечения.

Отдельной строкой оставьте неизвестный источник. Не распределяйте такие обращения между каналами пропорционально только ради аккуратной таблицы. Сначала выясните, почему сведения отсутствуют: потерялись при передаче, не были собраны или зависят от иной модели определения источника.

Для связи с рекламой понадобятся дополнительные данные и правила сопоставления. Расходы, заявки и результаты продаж должны относиться к совместимой выборке. Веб-аналитика решает отдельную задачу; порядок проверки событий сайта разобран в материале о настройке целей Яндекс Метрики. Число достижений цели нельзя приравнивать к числу уникальных клиентов в CRM без проверки связи.

Руководителю: переходы по воронке и причины потерь

Воронка помогает увидеть, на каком шаге меняется состав продаж. Для её чтения нужны одинаково понимаемые стадии. Если один менеджер ставит «Предложение отправлено» после расчёта цены, а другой — после устного разговора, сравнение будет неточным даже при технически правильном отчёте. Правила стадий разберите до оценки результатов сотрудников.

Используйте условный пример: из 100 обращений одной полностью завершённой группы 40 признаны подходящими, а 10 закончились успешной продажей. Конверсия из всех обращений в успешную продажу — 10 / 100 × 100% = 10%. Из подходящих обращений — 10 / 40 × 100% = 25%. Оба результата верны, но отвечают на разные вопросы; подпись «конверсия 25%» без знаменателя вводит читателя в заблуждение.

Числа в этом примере учебные, они не являются ориентиром для рынка. У реального бизнеса состав обращений, цена, длительность продажи и правила отбора отличаются. Для сравнения собственных периодов сначала убедитесь, что определения показателей не менялись, а обе группы успели пройти сопоставимый цикл.

Причины отказов соберите в понятный справочник с возможностью краткого пояснения. «Не купил» повторяет итог и почти ничего не объясняет. Полезнее различать неподходящую задачу, несогласованный бюджет, отсутствие ответа и выбор другого предложения — с правилами, когда применять каждый вариант. На встрече разбирайте несколько карточек, чтобы проверить, соответствует ли причина переписке.

Подробное проектирование стадий вынесено в статью о воронке продаж Битрикс24. В отчётности используйте уже согласованные определения и отмечайте дату, с которой они действуют.

Проверьте и историю смены стадий. По пояснению Битрикс24, воронка показывает прохождение стадии успеха, даже если затем сделку вернули в работу или закрыли с проигрышем. Для текущего итога сверяйте статус карточки и правило отчёта.

Не смешивайте суммы сделок, поступления и прибыль

Сумма в карточке сделки обычно отражает принятое компанией значение: ожидаемую стоимость, согласованный заказ или другой показатель. Её смысл нужно закрепить в правилах. Само закрытие сделки как успешной не подтверждает поступление денег на расчётный счёт.

Чтобы показывать фактическую оплату, назовите источник сведений: учётная система, банковские данные, платёжный сервис или проверенный ручной реестр. Укажите, как платёж связывается со сделкой, как учитываются частичные поступления и возвраты, кто проверяет расхождения. Если такой связи нет, подпишите показатель как сумму успешных сделок и не называйте его полученными деньгами.

В условной продаже на 120 000 ₽ клиент внёс аванс 30 000 ₽. Тогда согласованная сумма заказа — 120 000 ₽, подтверждённое поступление — 30 000 ₽, неоплаченный остаток — 90 000 ₽, если нет других платежей и корректировок. Смешение этих величин завышает представление о доступных средствах.

Прибыль требует сведений о расходах и согласованного способа расчёта. Её нельзя получить переименованием колонки «Сумма». Если директору нужен финансовый показатель, задайте его определение совместно с ответственным за учёт, затем проверьте, какие данные доступны в CRM и где их нужно дополнить.

Оценивайте работу менеджеров с учётом состава обращений

Для ежедневного управления полезен список сделок без следующего действия, просроченных задач и обращений, которые никто не принял. Руководитель должен иметь возможность открыть запись, понять причину и назначить следующий шаг. Такой отчёт предназначен для организации работы; итоговый рейтинг сотрудников решает другую задачу.

При сравнении продаж разделяйте новые и повторные обращения, направления, сложность заказа и период работы сотрудника. Менеджер, который ведёт постоянных клиентов, может получать более подготовленные запросы, чем коллега на первичном потоке. Разница конверсии сама по себе не объясняет качество работы.

Проверьте также смену ответственного. Уточните, по какому полю отчёт относит сделку к сотруднику и что происходит после передачи. Если требуется оценивать вклад нескольких участников, это отдельное правило расчёта. Не делайте вывод о личном результате только по текущему владельцу карточки.

Начните обсуждение с конкретных отклонений: где превышен согласованный срок ответа, какие причины повторяются, какие данные не заполнены. Сравните записи с реальной историей. По результатам можно изменить распределение работы, обучение или само правило, если оно оказалось непрактичным.

Как проверить отчёт до использования на совещании

Подготовьте небольшой контрольный набор с заранее известным результатом. Включите новую сделку, старую незавершённую, успешную, отказ, повторное обращение и запись другого ответственного. Для каждой укажите, в какие показатели она должна попасть и почему. Затем сравните отчёт с этим перечнем.

Проверяйте результат под нужной ролью. Согласно официальным ответам Битрикс24, видимость данных в CRM-аналитике и конструкторе отчётов зависит от прав пользователя в CRM. Разные числа у менеджера и администратора могут объясняться доступом, а не потерей сделок.

При отсутствии отчёта проверьте и тарифные ограничения. В CRM-аналитике ограничивается количество элементов, и превышение лимита может помешать построению. Не удаляйте рабочую историю ради восстановления графика без оценки последствий: сначала выясните причину и согласуйте подходящий способ решения.

Для каждого существенного расхождения сохраните фильтры, роль пользователя, дату проверки и идентификаторы нескольких карточек. Специалисту будет проще воспроизвести проблему. После исправления повторите контрольную выборку и проверьте соседние показатели, которые используют те же поля.

Что передать специалисту для настройки отчётов

В задании укажите вопрос руководителя, словарь показателей, пример желаемой таблицы и контрольные записи. Для каждой колонки нужны источник данных и правило расчёта, для каждой строки — условия группировки. Добавьте фильтры, права просмотра и периодичность обновления.

Конструктор отчётов CRM Битрикс24 позволяет настраивать отчёты с колонками и условиями. Подходит ли он конкретной задаче, специалист должен проверить по требуемым данным. Для нестандартных связей и расчётов может понадобиться другой инструмент; не заказывайте отдельную разработку до проверки имеющихся возможностей.

После запуска договоритесь о ритме работы. Ежедневно разбирайте обращения, требующие действия; раз в согласованный период — результаты групп и причины потерь. На каждой встрече фиксируйте решение, ответственного и дату проверки. Если поменялись правила стадий или источников, отметьте это в описании отчёта, чтобы не сравнивать разные методики как одну.

Перед первой рабочей встречей убедитесь, что у показателей есть определения, период выбран осознанно, суммы подписаны верно, а контрольная выборка сошлась. С таким заданием можно обсуждать настройку отчётности и процессов Битрикс24. Результатом приёмки будет воспроизводимый ответ на ваш вопрос, который можно проверить по карточкам и источникам данных.