Облачная 1С: как работать с базой через интернет и что учесть при переходе

Куда переедет рабочая база?

Можно ли перенести 1С в облако и перестать заниматься сервером? Облачная 1С — работа с приложением и данными, которые размещены у поставщика сервиса и доступны сотрудникам через интернет. Объём забот, переходящих поставщику, различается: готовое приложение и арендованный сервер дают компании разные возможности управления.

Дальше рассматриваем компанию с действующей базой, бухгалтером, руководителем и обменом данными с сайтом. Ей предстоит выбрать между готовым сервисом 1С:Фреш и размещением своей базы у провайдера, потому что одинаковое обещание доступа через интернет ничего не говорит о переносе доработок, обслуживании обмена и восстановлении после ошибки пользователя. Начинать лучше с состава рабочей системы. Название программы, её редакция и изменения нужны исполнителю раньше, чем количество оплачиваемых доступов. По этим сведениям он сможет отличить перенос данных от переноса всей привычной работы.

Готовый сервис

В 1С:Фреш компания использует доступные в сервисе приложения. Официальная справка 1С:Фреш указывает, что данные хранятся на серверах администратора сервиса. Пользователь получает рабочий инструмент без собственного управления этим сервером. Поэтому выбирать готовый сервис разумно тогда, когда нужное приложение и допустимые способы его настройки покрывают реальные операции. Работоспособность нужного обмена важнее сходства привычных экранов: если сайт перестанет получать цены, знакомое расположение отчётов не поможет менеджеру объяснить покупателю разницу между обещанным предложением и учётом в базе.

Своя база у провайдера

Аренда размещения даёт другой предмет договора. Поставщик может отвечать за сервер, а обновление приложения и доработки останутся у обслуживающего специалиста, поэтому сравнивать предложения только по цене входа для сотрудника неудобно: более дешёвая строка способна не включать задачи, которые в другом варианте уже оплачены. Для своей изменённой базы сначала запрашивают письменный состав обслуживания. Если исполнитель обещает полную совместимость, он показывает её на копии данных.

Цена доступа и стоимость работы различаются

Сравнение начинается с одинакового состава услуг. Иначе в расчёт попадут разные покупки под одним названием.

В предложениях отдельно выделяют доступ сотрудников, приложение, перенос, сопровождение обмена и поддержку. Расходы на связь тоже относятся к работе через интернет, хотя не обязательно входят в счёт поставщика. Периодические платежи сравнивают на одном интервале, а разовые работы показывают отдельно, чтобы перенос базы не исчез за привлекательной стоимостью первого месяца и не выглядел постоянной ежемесячной нагрузкой. Для руководителя полезнее получить объяснение каждой статьи расходов, чем единую сумму с длинным перечнем мелких исключений.

Доступ с рабочего компьютера и возможность одновременно работать всем сотрудникам — разные вопросы. При выборе предложения уточняют, как поставщик считает пользователей и одновременную работу. Условия конкретного тарифа берут из действующего предложения, поскольку они могут меняться. Для расчёта нужного доступа выясняют, кто будет работать одновременно: бухгалтер и руководитель могут зайти в базу в один момент, даже если второй открывает отчёт ненадолго. Число старых учётных записей такой нагрузки не показывает.

Что попросить включить в расчёт

• Полное название приложения, редакцию и необходимые расширения.
• Способ расчёта доступа и ограничения одновременной работы.
• Разовый перенос с пробным запуском на копии.
• Обновление приложения и устранение ошибок обмена.
• Восстановление данных по запросу и помощь при выходе из сервиса.

Этот перечень служит рабочим заданием для коммерческого предложения. Каждую строку полезно дополнить исполнителем и признаком завершения: перенесены остатки, открыт нужный отчёт, получен заказ с сайта. Тогда стоимость можно сопоставить с результатом услуги. Фраза про техническую поддержку слишком широка: она может означать помощь со входом, но не изменение обработки, которая передаёт данные. Разницу лучше выяснить до оплаты, когда можно попросить обслуживающего специалиста назвать задачи по приложению и сопоставить их со списком помощи, которую действительно предоставляет выбранный поставщик облачного размещения.

Не покупайте экономию на сервере вслепую. Если компании требуется редкая доработка, готовый сервис может потребовать изменить процесс, а размещение своей базы — сохранить расходы на специалиста. Прямой выбор делают после оценки этой разницы, потому что экономия на оборудовании не объясняет стоимость остановленного обмена с сайтом.

Копия в облаке и копия у владельца решают разные задачи

Ошибку сотрудника приходится исправлять отдельно. Работающий сервер не вернёт случайно изменённые данные в нужное состояние без подходящей копии.

В 1С:Фреш описаны четыре вида резервного копирования. Среди них системные копии, копии по пользовательскому расписанию, по требованию и выгрузка на компьютер. Системное копирование выполняется ежедневно. Оно помогает при сбоях инфраструктуры, но пользователи не управляют этими системными копиями. Для своей работы компании нужен понятный способ получить доступную ей копию и восстановить приложение после неудачного изменения, поэтому слов о ежедневном резервировании мало для решения управленческой задачи.

Выгрузка данных приложения описана как ZIP-архив с XML-файлами. Формат пригодится специалисту, который готовит перенос или возврат, а руководителю полезно знать, что это отдельный файл данных, а не привычная папка программы на офисном компьютере. Доступ к архиву хранят у уполномоченного сотрудника, поскольку передача файла вместе с паролем любому участнику переписки создаёт лишнюю копию учётных сведений. Порядок хранения связывают с полномочиями сотрудников, поскольку в выгруженной базе могут оказаться сведения, которые руководитель разрешал просматривать лишь бухгалтеру, а хранитель архива получит весь переданный ему файл.

Получение собственной копии

Инструкция по сохранению резервной копии называет раздел «Архивирование» в личном кабинете. Для выбранной копии используется кнопка «Получить файл». Эти действия доступны владельцу абонента либо пользователю с указанными в справке правами администрирования приложения. Значит, доступ к данным компании лучше оформлять через управляемую учётную запись ответственного сотрудника. Если единственный владелец доступа — внешний специалист, увольнение или смена подрядчика осложнит даже получение архива, а компании придётся разбираться с подтверждением прав в момент, когда ей срочно нужны собственные данные.

Копию имеет смысл испытать. Восстановление на отдельной базе покажет, какие данные возвращаются и какие действия потребуются после него.

Для арендованного сервера задают те же вопросы, хотя названия кнопок будут другими. Компания уточняет частоту доступных ей копий, место их хранения и порядок запроса восстановления. Отдельно оговаривают, кто решает, на какой момент возвращать базу: вместе с ошибкой могут исчезнуть и документы, введённые позднее. Поэтому возвращать рабочую базу без решения ответственного за учёт опасно. Технический исполнитель восстанавливает данные, а компания определяет допустимый момент.

Переход принимают на своих операциях

Знакомый отчёт на экране подтверждает лишь одну проверенную операцию. Приёмку переноса проводят по согласованному набору действий с данными компании, чтобы убедиться и в сохранности сведений, и в работе нужных функций.

На пробном переносе бухгалтер просматривает остатки и незавершённые документы, руководитель открывает рабочий отчёт, ответственный за сайт прослеживает обмен. Используют копию, чтобы не начать параллельный учёт в двух местах, а результаты записывают по тем операциям, без которых сотрудники не смогут закончить обычный рабочий день, включая операции, которые запускаются редко, но критичны для закрытия учёта. Исполнителю полезно заранее получить список таких операций. Тогда он готовит не демонстрацию интерфейса, а ответ на вопрос о продолжении работы после переезда.

Формулировка для исполнителя

«До переноса рабочей базы повторяем на её копии ввод документа, открытие отчёта руководителя и получение заказа с сайта. Отдельно перечисляем неподдерживаемые доработки и действия, которые меняются для сотрудников. Рабочую дату перехода назначаем после разбора этих расхождений».

Обмен с сайтом рассматривают как самостоятельную связь. Нужно выяснить, откуда запускается передача, как новый адрес базы влияет на доступ и где сотрудник увидит ошибку. Просто перенести программу недостаточно, если обмен раньше выполнялся с офисного компьютера, который после переезда выключат. Для перехода полезнее сохранить узкий рабочий набор связей, чем одновременно менять справочники, правила цен и структуру сайта: так причину расхождения проще обнаружить.

Момент остановки старой базы назначают явно. После окончательной выгрузки сотрудники работают в одном месте, а старая база остаётся доступной по заранее определённому порядку. Если дать команде свободно вводить документы в обе версии, исполнителю придётся разбирать расхождения вручную. Такая работа уже выходит за пределы обычного переноса. Лучше заранее назвать человека, который объявит переход завершённым и ответит на вопросы сотрудников.

Что произойдёт, если уйти из облака неподготовленным

Выход стоит обсудить до входа. Смена поставщика проще, когда компания понимает, в каком виде получит данные и где продолжит работу.

Справка 1С:Фреш о возврате в локальную базу связывает перенос с той же версией прикладного решения. При этом данные сервиса в общем случае нельзя загрузить в базовую локальную версию: для соответствующих приложений указаны ПРОФ или КОРП, а отдельные варианты требуют КОРП, поэтому до возврата нужно уточнить, пригодна ли имеющаяся лицензия для выбранного прикладного решения. Исполнителю поручают заранее назвать подходящую программу и необходимые лицензии, чтобы стоимость выхода не обнаружилась в день прекращения подписки.

Данные, доступ и срок

По документации 1С:Фреш при отсутствии действующих подписок данные хранятся не более 45 дней. Это предел из документации сервиса, а не удобный срок планирования переезда. Выгрузку лучше получить, пока сотрудники могут войти в приложение и помочь с переносом, потому что после остановки оплаты потребуется одновременно решать вопросы лицензии, места хранения и запуска новой базы. Руководитель оставляет запас времени по своему рабочему календарю, особенно если перенос приходится на период закрытия учёта.

Файл без готового места загрузки — половина выхода. До расторжения договора полезно получить архив, испытать его восстановление и определить порядок обработки новых документов, которые появятся между выгрузкой и запуском.

Для базы с сайтом последствия выходят за пределы бухгалтерии. После прекращения сервиса может остановиться получение заказов или обновление данных, если новая связь ещё не подготовлена. Поэтому возврат рассматривают как небольшой перенос с отдельной датой, а не как нажатие кнопки скачивания. Если нужна помощь со связями учётной системы и сайта, предмет разговора с командой ШТАБ ИТ — перечень обменов, их владельцы и способ увидеть сбой.

Отложенный разговор о выходе делает поставщика единственным человеком, который знает, как компания продолжит работу. Подготовленный порядок оставляет это решение у владельца бизнеса: данные доступны, программа для продолжения выбрана, а сотрудники знают, где вводить документы после перехода.