ИИ для работы с документами: договоры, регламенты и переписка

Задача, которую можно отдать ИИ

Пропущенное условие в пересказе договора может уйти в письмо поставщику и стать основой для неверного обещания. ИИ для документов помогает составлять черновики, извлекать сведения из файлов и сопоставлять формулировки. Чтобы пользоваться им в работе, заранее решите, какие данные получит сервис и как сотрудник сверит ответ с оригиналом.

Возьмём комплект документов для подключения поставщика: внутренний регламент, проект договора и переписку. Регламент нужен для списка действий, проект — для поиска условий, письмо — для подготовки ответа. Если попросить нейросеть обработать всё одновременно, она может принять правило для сотрудников за обещание поставщику или перенести условие из письма в пересказ договора, где такого пункта нет. Разделение задач сохраняет происхождение каждого вывода. Это первый критерий приёмки.

• Черновик: в ответе использованы только исходные факты. Открытые вопросы помечены как вопросы.
• Анализ: вывод сопровождается номером пункта, заголовком раздела или коротким фрагментом, который сотрудник найдёт в оригинале.
• Сравнение: в каждой строке показаны обе редакции и названо, что изменилось.

Что разрешено передавать

Начните с прав на файл. Когда нужен шаблон письма о передаче документов, во внешний чат достаточно отдать порядок действий и названия ролей, а контакты, номера договоров и данные поставщика сотрудник внесёт в готовый черновик после проверки. Так объём передаваемых сведений зависит от задачи, а не от того, какой файл оказался под рукой.

Для первой пробы проще взять пустой шаблон регламента или открытый документ. На нём можно оценить, справится ли модель со структурой, без риска вынести рабочие материалы за пределы утверждённой среды. Если ценность пилота появляется только при работе с реальными условиями договора, руководителю придётся заранее определить, какой сервис и аккаунт разрешены, кто видит запросы, как хранятся вложения и можно ли их удалять. Список вопросов для внутреннего согласования возьмите из руководства по безопасному использованию ИИ.

Передача без лишнего контекста

Для разбора срока поставки подготовьте отдельную копию. Вынесите туда нужный пункт и абзацы, на которые он ссылается. После сохранения откройте копию и просмотрите примечания и исправления. Если в документе были данные поставщика, перенесите разрешённый фрагмент в чистый файл и прочитайте его отдельно перед загрузкой. Когда задача решается без вложения, в запрос уходит только очищенный фрагмент.

• Для черновика письма приложите обезличенное описание события и перечень ожидаемых действий.
• Для извлечения условий дайте только согласованный фрагмент и связанные с ним определения.
• Вопрос о том, допустима ли передача настоящего договора, вынесите на проверку ответственного за данные до загрузки.

Подготовка читаемого файла

Два PDF могут выглядеть одинаково. Когда в одном файле текст выделяется и копируется, а во втором страницы состоят из изображений, сначала приходится распознавать текст. В ходе распознавания может исчезнуть знак или целая строка таблицы. На скане сначала попробуйте скопировать номер пункта, чтобы понять, доступен ли текст для поиска и сможет ли сотрудник быстро перепроверить выдержку, не перечитывая все страницы вручную. Нечитаемую страницу разбирает сотрудник.

Для распознавания можно использовать одобренный компанией инструмент. Документация Vision OCR описывает работу с изображениями и PDF, включая текст в таблицах. По результату распознавания можно искать нужный текст. Для сверки чисел и колонок держите открытым изображение страницы. Даже точный пересказ распознанной строки может передать чужую сумму, если распознавание сместило ячейки. Отсканированное приложение к проекту договора особенно легко прочитать неверно, когда в соседних колонках стоят цена единицы и сумма за всю партию. При таком устройстве файла полезнее попросить выписать обе колонки и сверить по изображению, что каждой сумме соответствует своё название.

Обычный чат Алисы AI, по справке о документах, принимает по одному вложению в сообщении. Ограничение по размеру — 100 МБ. Поддерживаются DOC, DOCX, PDF и TXT, поэтому старый файл DOC можно сначала испытать в исходном формате. В справке ГигаЧата перечислены DOCX, PDF и TXT. Если сервис не принимает старый документ, создайте копию в поддерживаемом формате и сравните нумерацию и таблицы с оригиналом. Формат решает вопрос загрузки. Качество чтения видно при сверке.

Черновик регламента или письма

На входе нужны исходные решения. Когда руководитель передал модели список ролей и договорённостей по подключению поставщика, полезный черновик разложит эти сведения по разделам и оставит пустые места там, где команда ещё обсуждает срок или ответственного. Передайте цель документа, аудиторию и ожидаемую структуру, чтобы сотрудник успел оценить задачу перед отправкой запроса.

Для короткого фрагмента удобен редактор документа. В справке Яндекс Документов показано, как выделить фрагмент и нажать «Помочь с текстом», чтобы ввести свой запрос. Кнопка «Исправить ошибки» тоже расходует запрос из общего лимита. Для правки одного абзаца выделите только его, чтобы видеть исходные условия остальной переписки рядом с новым текстом.

Формулировка для черновика

Подготовь внутренний регламент подключения поставщика по приложенным тезисам. Выдели этапы, ответственного и результат каждого этапа. Используй названия ролей из тезисов. В местах, где срок или ответственный отсутствует, вставь «Нужно уточнить» и вынеси вопрос в конец. Оставь условия поставки в тех формулировках, в которых они даны.

В письме запрос меняется вместе с адресатом. Поставщику полезно сразу видеть, какие документы ждёт компания и каким способом их передать, поэтому поручите модели сформулировать просьбу и перечислить только те вложения, которые согласовал ответственный. Если дата ответа ещё обсуждается, оставьте её пустой. Для похожих задач пригодится разбор того, как написать запрос к ИИ.

Список вопросов подскажет, что руководителю предстоит решить до утверждения регламента.

Выдержки из проекта договора

Начинайте с одного вопроса. Чтобы узнать, как стороны уведомляют друг друга о переносе поставки, попросите выписать каждый связанный пункт и дать исходный текст, даже если порядок разбросан между разделом о сроках и приложением. Так можно заметить разницу между датой отправки уведомления и датой, когда другая сторона его получила. Список для проверки ценнее гладкого пересказа.

Найди условия об уведомлении при переносе поставки. Для каждого условия укажи номер пункта, короткую выдержку и название файла. Если встречается ссылка на приложение, выпиши её отдельно. При отсутствии нужной части напиши «Нужен этот раздел». Суммы и даты перепиши в исходном виде.

Разделите цитату и толкование. Поле с фрагментом помогает открыть исходную формулировку, а комментарий модели показывает только предполагаемый смысл. Сверять стоит и отрицания, и исключения. Общий срок может стоять в начале пункта, а оговорка для определённого способа доставки появиться в следующем абзаце. Без неё сотрудник выпишет формально верное число и привяжет его к ситуации, для которой договор устанавливает другой порядок. Если фраза выглядит подозрительно точной, найдите её в документе целиком. Проверяйте совпадение формулировки и соседние строки.

Для существенного условия нужна точная ссылка. По номеру пункта без названия приложения легко открыть одноимённый пункт другого файла.

Сопоставление редакций

Редакции легко перепутать. Прежде чем передать модели два фрагмента, подпишите, какой получен от поставщика и какой ранее согласовала команда, иначе ответ об изменении срока может оказаться точным по содержанию и ошибочным по направлению. Нумерация сама тоже меняется. Если пункт переместили, ориентиром станут заголовок раздела и текст.

Для короткого договора достаточно сравнить два очищенных фрагмента. Если редакции большие, берите один раздел вместе с отсылками к приложениям. Из ответа по частям проще понять, какие страницы вообще участвовали в сравнении.

Профильному специалисту передают обе версии для решения о подписании. Выписка служит указателем на изменившиеся места, поэтому имена файлов в ней и в папке должны совпадать.

Сверка перед отправкой

Черновик принимает человек. Когда модель собирает письмо на основе внутреннего регламента и проекта договора, сотруднику нужно открыть исходники и пройти по каждому обязательству в письме, поскольку именно там неточная формулировка превратится в обещание поставщику. Рядом держите рабочую версию файла, чтобы сопоставить формулировку с оригиналом и заметить ошибку в пересказе.

• Для письма сверьте адресата, список вложений и срок ответа по источнику. Уберите обсуждение внутренних вопросов.
• Для регламента найдите владельца каждого действия. Вопросы без ответа передайте руководителю.
• Для договора откройте каждый указанный пункт и сверьте цифры, единицы, исключения и отсылки к приложениям.
• Для сравнения проверьте порядок файлов. Повторно просмотрите разделы, которые переразбили или перенумеровали.

Для пилота дайте команде документ с известным содержанием и заранее составьте список ожидаемых ответов. Оцените отдельно время на черновик и время на сверку. Если помощник быстро пишет, но сотруднику приходится заново перечитывать весь комплект, сузьте следующую пробу до одного повторяемого задания.

Для доработки формулировок подойдёт разбор нейросетей для написания текста. Здесь важнее сверка с источником.

Поручение на пробный запуск

Начните с письма или регламента. Когда у команды появится эталон запроса и станет понятно, где сотрудник находит каждую исходную формулировку, тот же порядок можно перенести на извлечение условий и поиск расхождений по разрешённым документам. Для запуска назначьте владельца шаблона запроса. Он соберёт трудные примеры и обновит инструкцию, если сервис потеряет часть текста или неправильно прочтёт таблицу.

В задании сотруднику перечислите разрешённый сервис, документы для пробы и ожидаемые поля ответа. Пусть вместе с черновиком сотрудник принесёт ссылку на версию исходника, способ сверки существенных пунктов и короткий список мест, где потребовалось вмешательство. Тогда руководитель увидит, какие операции стоит повторять и что лучше сразу передавать профильному специалисту.