Подрядчик в проекте Битрикс24: как организовать задачи, файлы и доступ

Задачи и макеты для внешнего участника

Можно ли дать подрядчику задачи и макеты в Битрикс24, сохранив клиентскую базу внутри компании? Да: для совместной работы подойдёт отдельный проект с внешним гостем, если заранее отделить материалы, которые подрядчик получит, от внутренних документов, а затем проверить доступ под его учётной записью. Роль сотрудника здесь избыточна. Разберём подготовку материалов сайта: маркетолог принимает результат, подрядчик выполняет задачи, внутренние расчёты компании в проект не попадают.

CRM — система работы с клиентами — в этой задаче нужна только своим сотрудникам. Подрядчик получает сведения для исполнения задания, поэтому ему незачем открывать сделки или смотреть переписку менеджеров с покупателями.

Почему в справке встречаются два названия

Старые материалы описывают коллабы, то есть пространства для сотрудничества с внешними командами. В обновлённом Битрикс24 они вместе с группами объединены в единый формат «Проекты»: существующие данные и настройки сохраняются, поэтому создавать всё заново из-за смены названия не требуется. Переход разъясняет документация новых проектов. Обновления распространяются постепенно, и перед работой специалист уточняет, какой интерфейс доступен именно в вашем Битрикс24.

Гость работает внутри проекта без доступа к прочей информации компании — такой предел описан в разделе о внешних участниках. Но всё, что сотрудники сами положили в совместное пространство, уже относится к материалам для участников: защита CRM не сделает внутренний файл в общем чате секретным. Поэтому отдельный проект надёжнее добавления подрядчика в большой внутренний проект, где переписка и вложения годами собирались для сотрудников. Сначала решите, что можно передать.

Для совместной подготовки сайта выбирайте тип «Закрытый»: по описанию уровней доступа проект скрыт от остальных сотрудников, а участие доступно по приглашению. Это помогает удержать состав рабочей группы, но права на задачи и документы всё равно предстоит определить отдельно, исходя из того, что каждый участник делает.

Кто выдаёт приглашение и принимает результат

Ответственный от компании управляет составом участников и решает, когда работа принята. Для маркетолога это может быть один человек, если он вправе утверждать материалы, а для задач с участием продаж понадобится заранее названный принимающий. Подрядчику нужен понятный адресат решения. Если согласие на макет дают несколько коллег независимо, противоречие в требованиях останется даже в аккуратно настроенном проекте.

Приглашение не равно полномочиям

Решение о составе команды, приглашениях и приёмке сотрудник заранее обсуждает с владельцем проекта, поскольку право менять доступ Битрикс24 закрепляет только за владельцем: это следует из порядка настройки прав. Назначение администратора всего Битрикс24 ради такой работы несоразмерно задаче. Если исполнитель будет настраивать саму систему, ему пригодится отдельный разбор технического доступа подрядчика.

Пригласить внешнего участника можно только в уже созданный проект. В главном чате для этого используется вкладка «Гости», а приглашение гостя доступно по ссылке, номеру телефона или электронной почте.

Для известного исполнителя лучше адресное приглашение, чем ссылка, которую легко переслать всей команде: компания знает, кто подключается и для какой работы, а доступ следующему участнику разрешает отдельно. Общий логин ещё хуже: действия нескольких людей смешиваются, и исключить одного исполнителя отдельно уже не получится. Подрядчик использует своё имя и контакт. Если у подрядчика сменился исполнитель, новый участник получает собственное приглашение: компания знает, кому переданы материалы и с кем нужно завершить работу.

Ранее отправленную ссылку можно отозвать кнопкой «Обновить» рядом с копированием: Битрикс24 создаст новую, а прежняя станет недействительной, согласно описанию приглашений. Смена ссылки закрывает способ входа по старому приглашению, а уже вступивших участников оценивают отдельно. Эти две задачи легко перепутать.

Право приглашать новых участников оставьте владельцу и назначенным модераторам, если состав внешней команды утверждает компания. Подрядчик сможет предложить дополнительного специалиста, а ответственный решит, какая часть материалов ему нужна. Это предпочтительнее неконтролируемого расширения группы, где новые люди получают доступ раньше, чем заказчик узнаёт об их участии. Решение о приглашении включает также дату завершения работы и человека, который закроет доступ.

Как превратить переписку в выполнимую задачу

Обсуждение варианта остаётся в чате, а перед началом работы принятое решение переносят в задачу: какой материал подготовить, где лежат исходники и по каким признакам компания примет именно эту версию результата. Для макета это могут быть состав блоков, мобильный вариант и тексты, которые утверждает маркетолог. Фраза об улучшении дизайна оставляет слишком много свободы трактовки. Задание описывает результат для пользователя сайта.

Одна задача — один принимаемый результат

В карточке задачи Битрикс24 можно задать описание и крайний срок, назначить исполнителя, приложить файлы и добавить чек-лист, что описывает документация инструментов проекта. Для заказчика полезна связь между ними: срок относится к определённому результату, а файл показывает, что исполнитель сдаёт именно его, вместо похожего материала из предыдущего обсуждения. Исполнитель готовит материал, а принимающий решает, соответствует ли результат заданию.

Образец названия задачи: подготовить мобильный макет страницы товара к согласованию. В описании перечисляют передаваемые материалы и отличия от утверждённого варианта, а решение о приёмке записывают рядом с приложенной версией.

Мелкие поправки к одному макету удобнее собрать в чек-листе, чем создавать для каждой самостоятельную задачу. Отдельные задачи оправданы, когда результаты можно сдать независимо: тексты принимает маркетолог, фотографии подготавливает другой исполнитель, а итоговый макет ждёт обе части. Иначе список задач станет отражать число реплик, а не готовность работы. Описание этой связи объясняет подрядчику, какой материал мешает двигаться дальше и у кого его запросить.

В правах проекта различаются возможность видеть собственные задачи и возможность видеть все задачи, даже без участия. Название «Кто может просматривать задачи проекта» в блоке прав на задачи относится именно ко всему списку, поэтому его нельзя воспринимать как доступ только к порученному подрядчику макету.

Ограничение просмотра чужих задач помогает разделить работу, однако совместное пространство всё равно лучше наполнять только материалами для этой команды. Скрывать внутреннюю коммерческую задачу среди внешних опасно: её содержание может оказаться в общем обсуждении или вложении. Удаление задач оставьте владельцу и модераторам, а исполнителю разрешите действия, необходимые для работы и сдачи результата. Удалённая задача лишит стороны части договорённостей. Само завершение работы и очистка материалов решаются разными действиями.

Куда положить файл, чтобы его видел нужный человек

Место загрузки определяет аудиторию документа. В главном чате удобно передать утверждённый текст всем участникам, а внутренний расчёт бюджета относится к работе сотрудников компании. Для него используйте отдельное пространство. Пометка о конфиденциальности не исправит ошибочный доступ: человек, получивший файл, сможет прочитать сведения. Вложения главного чата автоматически попадают на диск проекта в папку «Загруженные файлы», общую для участников. Из правил хранения вложений проекта следует, что документ из общего обсуждения доступен не только адресату сообщения.

Общая папка и права документа

Доступ к файлам настраивается отдельно от общего блока прав проекта. Справка о правах прямо разделяет эти действия и указывает, что настройка прав файлов и календаря недоступна в мобильном приложении: для неё нужен Битрикс24 на компьютере. Поэтому телефонного просмотра списка участников мало, когда компания принимает границы доступа к документам. Специалист готовит нужные права. Ответственный оценивает результат под учётной записью гостя.

Для совместной работы выделите понятные места для исходников и сдаваемых материалов, потому что сложная вложенность папок заставит искать документ и увеличит вероятность отправить в чат старую версию вместо принятой. В имени указывают предмет и понятное отличие редакции, а в задаче остаётся ссылка на принятый материал. Пометка об итоговой версии без решения принимающего ненадёжна. Две разные версии с такой подписью снова потребуют переписки.

Что передать исполнителю

Вместо полного внутреннего файла с финансовыми расчётами передайте подрядчику отдельную выписку, если для его работы нужна лишь часть документа: в ней остаются текст, изображения и относящиеся к заданию требования. Такой выбор уменьшает круг раскрываемой информации и облегчает само задание. При этом выписка сохраняет смысл необходимых условий. Убирать данные, которые влияют на результат, и надеяться, что исполнитель догадается, тоже неверно.

Групповые чаты проекта видят только приглашённые в них участники — правило описано в устройстве новых проектов. Это позволяет отдельно обсудить рабочую тему с нужными людьми, но не отменяет прав у файла, ссылку на который отправили в такое обсуждение: разрешение открыть документ оценивают в месте его хранения. Закрытый разговор и закрытый файл — разные границы.

Проверьте доступ под учётной записью гостя

Экран владельца проекта подтверждает настройки, но не показывает, что доступно подрядчику. Перед передачей рабочих материалов нужен вход тестовым гостем, для которого назначены те же права: так компания увидит, может ли он выполнить задание и не открываются ли лишние сведения. Данные для пробы берут без клиентской информации.

Две стороны результата

Сначала оцените достаточность доступа. Исполнитель находит свою задачу, открывает исходник, добавляет рабочий результат и отвечает в относящемся к задаче обсуждении. Если он видит поручение, но не может скачать необходимый материал, ограничения мешают работе. Оставить такой доступ и раздавать файлы отдельными письмами хуже: история проекта перестанет объяснять, какую версию получил подрядчик. В правах исправляют конкретную недостающую возможность. Затем повторяют тот же рабочий путь.

• Гость входит под собственным именем и видит нужный проект.
• Состав задач соответствует его роли: общий просмотр не открывает внутренние поручения.
• Доступны исходники и сдача результата, включая действие с файлом, необходимое по заданию.
• Внутренний документ остаётся недоступен и по прямой ссылке, а не только отсутствует в списке.
• Право пригласить нового человека соответствует решению владельца проекта.
• Ответственный принимает результат и знает, кто прекращает участие после работы.

Для закрытого документа важна прямая ссылка, которую человек мог получить ранее: отсутствие папки на первом экране ещё не говорит, что файл недоступен. Специалист по доступам готовит контрольный документ без внутренних сведений, но с теми же правами, чтобы компания могла открыть его под учётной записью гостя и увидеть отказ без раскрытия рабочих данных. Маркетологу достаточно получить понятный отказ для закрытого материала и успешное действие с рабочим.

Завершение сотрудничества тоже включают в приёмку доступа. Участие гостя прекращают, ранее выданные приглашения пересматривают, а сохранённые прямые ссылки вновь открывают под той же учётной записью. Отдельно учитывают файлы, которые подрядчик уже скачал: изменение прав в Битрикс24 не удалит копии с его компьютера. Порядок возврата или удаления таких материалов обсуждают до передачи. Для настройки Битрикс24 это разные задачи, и их полезно назвать исполнителю отдельно.

Проект завершён, материалы остались

Хорошо организованное сотрудничество оставляет компании принятые материалы и понятную историю решений, а подрядчику даёт ровно те задачи и документы, с которыми он может выполнить работу без запросов к внутренней базе. Доступ заканчивается вместе с участием.