Оплата и отгрузка в Битрикс: как проверить частично оплаченный или отправленный заказ

Состояние покупки для менеджера

Надпись «Выполняется» не объясняет, сколько денег уже поступило и какая часть покупки уехала со склада. В заказе Битрикс с несколькими оплатами и отгрузками эти сведения нужно принимать раздельно. Разберём магазин, где клиент платит частями, товары отправляются партиями, а события передаются в учётную систему.

Заказ описывает покупку целиком. Документы оплат отвечают за денежную сторону, документы отгрузок — за состав отправляемых товаров и доставку. Общий статус помогает ориентироваться в работе. Но попытка вместить в одну подпись все сочетания частичной оплаты и частичной отправки делает её двусмысленной. Менеджеру приходится открывать историю и восстанавливать смысл вручную.

Лучше показывать рядом денежный остаток и состояние партий, чем придумывать общий статус для каждой комбинации: бухгалтеру нужно видеть полученные средства, а складу — товары, которые ещё предстоит передать. В задании полезно назвать эти сведения отдельно и указать, где менеджер откроет исходный документ для каждой суммы или партии. На демонстрации руководитель сопоставляет сводную карточку с документами и понимает, какое событие изменило показатель. Если подпись «Отправлен» появилась после первой партии, хотя остальная покупка ещё на складе, её уточняют до открытия такого состояния клиентам.

Заказ как общий состав покупки

Сначала фиксируют товары, количество, стоимость и доставку для всей покупки. Без этого основания невозможно понять, покрывают ли отдельные документы полный заказ или в них случайно пропала часть состава.

Возьмём условный расчёт. Общая стоимость покупки составляет 10 000 рублей, а оплаты разделены на 4 000 и 6 000 рублей.

Числа здесь показывают арифметику, а не рекомендуемые условия продажи. Если подтверждена только первая сумма, денежный остаток равен 6 000 рублей. Отправка товара определяется своим правилом магазина. Размер первой оплаты не сообщает автоматически, какие именно позиции уже отгружены. Поэтому в приёмке к суммам добавляют состав каждой партии. Обе стороны сверяются с одним заказом.

Изменение покупки лучше сопровождать записью о прежнем составе и пересчёте связанных документов, потому что склад может уже готовить удаляемый товар к передаче, а клиент — оплачивать счёт на прежнюю сумму, о которой сайт после сохранения новой версии перестанет сообщать. Простая замена общего итога скроет это расхождение. Исполнитель показывает, что произойдёт с начатыми оплатами и партиями, после чего руководитель утверждает допустимые действия. В кабинете покупателя и у сотрудника должны отображаться согласующиеся сведения об этой покупке.

Стоимость доставки тоже входит в обсуждение. Когда отправка разделена, магазин заранее решает, как показывает клиенту расходы по партиям и общий итог. Эта статья не назначает тарифы перевозчика. Она помогает принять согласованность сведений в заказе и документах.

Документы оплат и остаток

Поступление денег и наличие созданного документа оплаты — разные события. Пока система лишь подготовила способ заплатить, менеджеру рано считать сумму полученной и передавать заказ на действия, разрешённые после оплаты.

Раздел «Магазин → Заказы → Оплаты» описан в справке 1С-Битрикс как список документов, где можно сопоставить сумму и платёжную систему конкретной оплаты.

Суммы сверяют по подтверждённым событиям. В расчётном примере после первой оплаты в 4 000 рублей нельзя показывать заказ полностью оплаченным, даже если второй документ на 6 000 уже создан.

Если сведения о платеже поступают из сервиса или учётной системы, на демонстрации принимают именно этот путь подтверждения: ручное переключение признака в магазине обходит передачу данных и может показать правильную сумму даже тогда, когда сообщения об оплате вообще не доходят до сайта. Специалист показывает исходное событие и связанную оплату в магазине, а затем повторяет передачу: подтверждённая сумма остаётся прежней. Если сообщение не обработано, менеджер видит задержку и знает, кому передать номер оплаты для разбора. В списке оплат Битрикс показаны идентификаторы самого документа и связанного заказа; по ним специалист сможет найти нужные записи, даже если несколько клиентов оплатили одинаковые суммы.

Обработчик события настраивает специалист, а руководитель принимает денежный результат. Достаточно попросить показать подтверждённую и ожидающую оплаты суммы, остаток и связь с исходным заказом. Если есть возврат, его отражение рассматривают отдельно. Обратное движение денег нельзя прятать в ручной корректировке общего итога.

Состав каждой отгрузки

При разделении отправки товары распределяются между документами по количеству. Партия получает собственный состав. Благодаря этому сотрудник видит, что относится к ближайшей отправке и сколько ещё осталось исполнить.

Битрикс описывает это в уроке о частичных отгрузках без изменения состава заказа. Кнопка «Добавить отгрузку» открывает документ со своим «Списком товаров». В уроке отдельно оговорено, что описанное перераспределение допустимо, пока процесс отгрузки ещё не начат.

Партии считают по позициям. Если одну позицию делят между отправками, суммарное количество по партиям сверяют с заказом.

Принимать распределение лучше по остатку каждого товара. Денежный итог способен сойтись даже при перепутанных позициях: если в первой партии вместо двух одинаково стоящих изделий случайно окажутся две единицы одного из них, сумма сохранится, но покупатель получит другой состав и будет ждать товар, который склад считает отправленным. Складской сотрудник сопоставляет артикулы и количество первой партии с оставшимися товарами во второй. После изменения одной отгрузки он снова открывает обе: ни повторной позиции, ни потери количества в результате правки быть не должно.

Форма «Отгрузки» находится в разделе «Магазин → Заказы → Отгрузки». В официальной справке у документа перечислены служба доставки, стоимость доставки и номер документа отгрузки. Эти поля помогают связать запись с отправкой. Наличие номера само по себе не сообщает, что товар уже передан перевозчику.

Разрешение и факт отправки

Склад может получить разрешение на отгрузку раньше, чем упакует товар и передаст его перевозчику. Если оба события называются «Отправлен», клиент получает сообщение, которое опережает реальное движение покупки.

Нужно различать события. Кто разрешил действие, кто собрал партию и кто подтвердил передачу — вопросы к работе магазина, которые нельзя закрыть одной цветной меткой.

В задании события описывают действиями сотрудников: кто разрешает отправку и кто подтверждает передачу товара. Исполнитель сопоставляет их с полями магазина и показывает, какое изменение запускает уведомление. Если подпись поля изменена доработкой, руководитель просит показать действие, которое за ней стоит: сообщение «Передан перевозчику» подходит для подтверждённой передачи партии, но будет преждевременным, когда сотрудник всего лишь разрешил складу начать сборку и товар ещё лежит на полке. Руководитель выбирает момент сообщения клиенту, а при сдаче складской сотрудник воспроизводит именно соответствующее действие.

Для первой партии принимают и сообщение в кабинете покупателя. Он видит отправленную часть и понимает судьбу остатка. Когда у отправок разные номера отслеживания, связь номера с партией остаётся ясной. Сообщение о завершении всего заказа появляется после выполнения выбранного правила для всей покупки. Иначе вторая партия превращается для клиента в неизвестное обязательство магазина.

Правила запаса подробнее рассмотрены в материале «Резервирование товаров в Битрикс». Здесь достаточно потребовать, чтобы разрешение и фактическое движение не противоречили доступному количеству и состоянию партий.

Изменение уже собранного заказа

После начала исполнения исправление состава затрагивает связанные документы: удалённый товар мог входить в подготовленную партию, а его стоимость — в оплату, которую клиент уже начал проводить.

Тихая правка опасна. Она оставляет сотрудникам разные версии покупки без заметного повода их сопоставить.

Для частично исполненного заказа нужна процедура изменения с повторной сверкой денег и количества: часть действий уже совершена за пределами сайта, и сохранение формы не отменит их. Руководитель определяет, какие правки менеджер выполняет самостоятельно, а какие передаёт ответственному за расчёты или склад. Исполнитель показывает последствия на связанных документах и в кабинете покупателя. Там остаётся понятное объяснение, что уже исполнено и чего ждать дальше.

Приёмочный набор включает уменьшение ещё не отправленного количества и изменение до подтверждения очередной оплаты. Отдельно разбирают попытку поменять уже переданную партию. Для неё может потребоваться другой рабочий процесс. Его название и ответственный известны заранее. Сайт не изображает возврат товара простым исчезновением строки из заказа.

Если система не может безопасно изменить связанные документы, понятное ограничение лучше частично выполненной операции: менеджер видит причину остановки и передаёт задачу сотруднику, который сопоставит уже совершённые оплаты и отправки.

Что передаёт обмен

В задании на обмен связывают документы по идентификаторам и событиям, сохраняя сумму дополнительным признаком для сверки: когда один покупатель вносит два одинаковых платежа или разные покупатели оплачивают одинаковые товары, одна цена не позволяет определить, какую именно запись магазина нужно обновить.

Нужен владелец каждого события. Для оплаты, отгрузки и изменения состава заранее указывают, откуда приходит подтверждение и кто разбирает расхождение.

На демонстрации открывают документ магазина и связанную с ним запись в учёте, сверяя идентификатор и состояние. Совпадения суммы для этого мало. Затем запускают повторную передачу и убеждаются, что новый документ вместо прежнего не появился. Для задержанного события исполнитель показывает признак ожидания и объясняет, когда оно попадёт в очередной обмен; этот срок берут из действующего расписания передачи.

Список технических ошибок нужен исполнителю. Руководителю нужен видимый результат: где остановилась передача и кто продолжает работу. Эти представления дополняют друг друга. Полный журнал обмена не следует выдавать за удобную инструкцию менеджеру.

Сверка частичного исполнения

В приёмке удобно одновременно держать открытыми заказ, его оплаты и отправки. Так видно, как изменяется общий результат после каждого отдельного события.

Сначала фиксируют исходное состояние. В расчётном примере это покупка на 10 000 рублей с ожидающими оплатами на 4 000 и 6 000 рублей.

Затем подтверждают первую оплату и отправку первой партии, оставляя остальную покупку незавершённой. После первой оплаты и отправки сайт показывает остаток денег и товаров, не объявляя исполненным весь заказ. Следующим действием подтверждают вторую оплату: денежный остаток исчезает, но ещё не отправленная партия остаётся в работе. Лишь после её отправки сопоставляют итоговое состояние и уведомление клиенту. При такой последовательности руководитель видит на одном заказе два разных момента завершения: покупатель уже внёс всю сумму и больше ничего не должен магазину, однако склад ещё обязан передать оставшуюся партию, поэтому общий итог нельзя получить из одного денежного признака.

• Сумма подтверждённых оплат соответствует полученным средствам.
• Количество по партиям соотносится с составом заказа.
• Остаток денег и остаток товара видны раздельно.
• Повтор передачи не удваивает документы и не меняет итог.
• Общий статус и уведомления соответствуют фактической степени исполнения.

Расхождения записывают с номерами конкретных документов. Скриншот общей карточки без открытых оплат и партий редко показывает причину. Исполнитель воспроизводит событие на тестовой версии. После исправления повторяют весь связанный участок до сводного результата.

Паспорт обработки сложного заказа

До настройки магазину нужен документ о правилах исполнения: когда считать деньги полученными, кто разрешает отправку, как делить состав и кому передавать расхождение с учётом. Его содержание определяют сотрудники, которые будут обрабатывать покупку.

Укажите отдельные признаки завершения. Оплата, первая партия и весь заказ не обязаны закрываться одновременно.

В задачу на доработку магазина стоит включить пример частичного исполнения, список связанных документов, правила уведомления покупателя и порядок повторной передачи, поскольку именно эти условия позволяют принять работу по результату и ограничить объём настройки до начала разработки. Полученное описание решения обсуждают с менеджером, бухгалтером и складом: каждый подтверждает действия своей части работы. При сдаче они повторяют подготовленный пример и сопоставляют денежный остаток с неотправленными позициями. Теперь менеджер может объяснить клиенту состояние покупки по документам, не разгадывая смысл единственной общей метки.