Интеграция магазина с МойСклад: как связать остатки и заказы

Как сохранить связь товара между системами?

Покупатель выбрал вариант товара, а менеджер ищет эту покупку в учёте и видит похожее название без нужного размера. Обмен формально передал заказ, но склад ещё не знает, что отгружать. Чтобы интеграция сайта с МойСклад помогала продавать, заранее договоритесь, как связаны товары, откуда берётся количество и что происходит с заказом после изменения. Разберём магазин с вариантами товаров и выбранным складом отгрузки: сайт показывает наличие, передаёт покупку и продолжает обмен при её изменении или отмене.

Сначала связывают товары. Иначе верные числа окажутся рядом с чужой карточкой.

Название помогает человеку, связь — обмену

Для каждого продаваемого варианта исполнитель определяет соответствующую запись в МойСклад. Размер или цвет — часть выбора покупателя, если магазин продаёт их отдельно. Объединить такие варианты только по названию означает потерять смысл заказа: остаток нужного размера может закончиться, пока у модели ещё есть другие предложения. В задании лучше показать структуру одного товара с вариантами. По ней подрядчик объяснит, как тот же вариант узнаётся при выгрузке на сайт и при обратной передаче покупки.

Постоянная связь надёжнее поиска по имени, потому что редактор может поправить название для витрины, а повторный обмен после этого всё ещё должен найти ту же учётную запись, к которой уже привязан товар в заказе. Способ связи выбирает исполнитель. Руководителю объясняют, что сохранится при переименовании и как добавят товар, которого пока нет в одной из систем.

Кто меняет карточку

Для каждого вида сведений выбирают место редактирования. Учёт может отдавать цену и количество, а сайт — хранить текст и изображения для покупателя, если именно такой порядок нужен компании.

Если цену меняют и в учёте, и на сайте, последняя правка может потеряться: сотрудник исправит сумму в учёте, редактор — на витрине, а следующая передача оставит одно из значений по правилу, которое никто не обсуждал. Поэтому удобнее назначить одного владельца каждого изменяемого поля. Исключения описывают отдельно. Подрядчик должен показать, где сохраняется ручная правка и что получит покупатель после очередной передачи.

Удаление товара тоже обсуждают заранее: оно может означать прекращение продажи или ошибку сотрудника, а стирать связанную запись из истории прежних заказов опасно для последующего обслуживания. Для снятого с продажи варианта предпочтительнее сохранить историю покупки и отдельно управлять его видимостью на витрине. Исполнитель выбирает способ сохранить состав старой покупки и убрать вариант из продажи.

Какое количество можно обещать покупателю?

Магазин передаёт на сайт количество со склада, который исполнит заказ. Общий запас может включать товары, недоступные к обещанному сроку, поэтому руководитель сначала выбирает склад отгрузки и порядок перемещения товара. Надпись о наличии означает возможность купить на указанных условиях, а не любое положительное значение в учёте.

Ожидаемое поступление ещё не получено. Если его включают в предложение, покупателю нужен отдельный порядок заказа.

Остаток и доступное количество

Справка МоегоСклада различает фактический остаток и показатель доступного количества. Остаток строится по проведённым складским документам. В расчёт «Доступно» входят также ожидаемые поступления и резерв, поэтому название этого показателя не означает, что всё указанное количество уже лежит на складе. Для магазина с обещанием немедленной отгрузки выбирайте передачу наличия без будущего поступления. Если компания принимает товар под заказ, срок и условия такого предложения показывают отдельно от товара в наличии.

В описании складских показателей резерв уменьшает доступное количество, но не меняет фактический остаток до отгрузки. Это различие помогает понять, почему новая покупка может изменить предложение сайта, хотя товар ещё не покинул склад.

Когда включается резерв

Момент выделения товара под покупку и срок ожидания оплаты компания выбирает вместе: поздний резерв допускает одновременно оформленные заказы на последний товар, а чрезмерное ожидание скрывает продаваемый запас от следующих покупателей. Отказ клиента и истёкший срок без оплаты становятся событиями освобождения резерва. Исполнитель связывает их с принятыми условиями продажи.

МойСклад предусматривает автоматическую передачу интернет-заказов с резервом через опцию «Резервировать товары» в настройках подключённого магазина. При выборе конкретного модуля исполнитель уточняет, доступна ли эта возможность в нём и как она связана с повторными изменениями покупки.

Резерв и запрет сторонней отгрузки — разные вещи. В правилах резервирования запрет отгружать зарезервированный товар включается отдельно, поэтому компании, которая продаёт с того же склада через другие каналы, стоит обсудить и эту настройку. Иначе наличие записи о резерве создаст неверное ожидание, что товар защищён от любых действий сотрудников. Учитывайте остальные продажи при выборе количества для витрины: сайт получает данные из общего учёта, а не ведёт отдельный независимый склад.

Что передаётся вместе с заказом?

Менеджеру нужна покупка, по которой можно продолжить работу без восстановления состава по письму. Передача одного номера оставляет за пределами учёта выбранный вариант, количество и договорённость о цене. Согласно справке МоегоСклада о заказах, заказ покупателя фиксирует договорённость о продаже и позволяет резервировать товар. Он не изменяет фактический остаток по складам. Для складского движения оформляют отгрузку, поэтому успешное создание заказа следует отличать от выполненной продажи и отправленного товара.

Запись покупки ещё не отгрузка. Эта граница особенно нужна при настройке автоматических действий.

Какие сведения продолжают покупку

Состав обмена определяют по работе менеджера: ему нужны узнаваемый номер заказа сайта, покупатель и выбранные товарные варианты с количеством. Цена берётся из той договорённости, которую подтвердил покупатель. Позднейшее изменение каталога не повод автоматически пересчитать уже принятую покупку. Лучше сохранять состав на момент заказа и отдельно описать изменения, которые согласовал менеджер. Тогда сотрудник сможет объяснить сумму клиенту, даже если витрина уже показывает новое предложение.

Доставка и способ оплаты входят в задание по смыслу обслуживания, а их место в карточке выбирает исполнитель: для одного поля подходит штатный реквизит, для другого потребуется дополнительное поле или отдельная связь, которую поддерживает выбранный обмен. Подробности технического хранения руководителю знать необязательно. Обещанный способ получения нужен менеджеру в заказе: тогда ему не придётся искать его на сайте или предлагать клиенту другую доставку.

Разделить номер сайта и внутренний номер учёта полезнее, чем пытаться заставить все системы выдавать одинаковую последовательность. При разборе вопроса сотрудник находит покупку по номеру, который назвал клиент, а исполнитель по связи определяет нужную запись для обновления.

Почему статус оплаты проверяют отдельно

Команда выбирает, какие события оплаты передаются в учёт и какое подтверждение считается основанием для изменения состояния. Для обновления статуса оплаты в МойСклад создают входящий платёж, привязанный к заказу, как указано в документации заказов покупателей. Там же отдельно указано, что оплата через приложение «Онлайн-оплата» не меняет этот статус автоматически. Это правило названного приложения. Для платежей вашего сайта подрядчик объясняет собственную цепочку передачи и показывает, по чему менеджер отличит получение заказа от подтверждённой оплаты.

Не назначайте заказу состояние оплаты по появлению сообщения об успешном обмене: оно сообщает о передаче данных, а покупатель мог ещё не завершить платёж. Для магазина это разные события, которые надо связать с понятными действиями менеджера и склада.

Как обмен переживает изменения и повтор?

После создания покупки обмену предстоит узнавать её снова. Покупатель может уточнить количество, менеджер — согласовать изменение, а техническая передача — повториться после временного сбоя. Поэтому создание и обновление одной покупки описывают вместе. Повтор без защиты от дублей способен создать ещё один заказ и ещё один резерв, хотя клиент оформлял только одну покупку, а сотрудник будет искать причину расхождения в работе склада. Для руководителя главным признаком становится сохранение связи с прежней записью при повторе передачи.

Повтор — это продолжение покупки. Второй заказ появляется только при новой покупке клиента.

Кто вправе менять принятое

Для изменения после приёма заказа полезнее явное правило, чем свободная передача любых новых значений с обеих сторон. Компания определяет, где менеджер согласует замену варианта и что сайт потом показывает клиенту. Если заказ уже передан в работу склада, изменение требует отдельного действия команды. Подрядчик объясняет, какое событие приостанавливает автоматическое обновление состава. Так обмен помогает сохранить договорённость, вместо того чтобы тихо переписать покупку вслед за последней записью в одной из систем.

Отмена освобождает связанные обязательства в выбранном компанией порядке: магазин подтверждает её, прекращает подготовку и изменяет резерв, если он был установлен, сохраняя объяснение того, что произошло с покупкой. Удалять заказ ради исчезновения из очереди хуже, чем оставить понятное состояние отмены. Менеджеру может понадобиться история при последующем вопросе клиента. Правила передачи статусов и ответственных помогут подготовить такой порядок, хотя устройство подключения к МойСклад исполнитель проверяет отдельно.

Что видно при задержке

На витрине и у менеджера сведения могут обновляться в разные моменты. Частоту передачи и допустимое ожидание согласуют с подрядчиком для выбранного способа обмена, не обещая покупателю мгновенное наличие до проверки этой цепочки.

Если передача остановилась, сотруднику нужен способ найти покупки, которые сайт принял, но учёт ещё не получил. Кроме сообщения об ошибке полезен список таких записей с возможностью повторить обмен. Ответственный за сбой отличается от менеджера, который общается с клиентом. Пока специалист восстанавливает передачу, менеджер продолжает работать с покупкой по согласованному компанией временному порядку. Для постоянного контроля пригодится наблюдение за обменами, где техническую ошибку связывают с незавершённой работой.

После восстановления стоит сверить незавершённую очередь, а не ограничиваться зелёным сообщением последней передачи, потому что оно может относиться к одному успешному заказу и оставлять более ранние покупки в ожидании. Руководитель назначает человека для этой сверки. Исполнитель показывает, какие записи ещё требуют действия. Менеджер получает понятный ответ, можно ли обещать клиенту выбранный товар и продолжать оформление отгрузки.

Что подрядчик покажет на одной покупке?

Полезная демонстрация проходит весь путь одного варианта товара: от количества на сайте до покупки в учёте, её изменения и завершения. Проверка на несвязанных примерах оставляет между этапами пробел, в котором может потеряться именно выбранный размер или обновление резерва. Компания заранее готовит тестовую покупку без реального клиента. По ней сотрудники смотрят, как им предстоит работать, а исполнитель поясняет технические события только там, где от них зависит дальнейшее действие человека.

Попросите показать исходные данные. Так обсуждение начнётся с известного склада и выбранного варианта.

Что сравнивают сотрудники

Товар на сайте сопоставляют с его записью в МойСклад. Затем покупку находят по номеру сайта и смотрят выбранный вариант. Повтор передачи сохраняет тот же заказ. Согласованное изменение количества отражается на покупке и резерве. Отмена прекращает обязательство в установленном компанией порядке. Эти действия собирают в одну демонстрацию, потому что результат первого создания заказа ещё оставляет открытым вопрос о его дальнейшей судьбе.

В справке МоегоСклада резерв снимается автоматически при отгрузке или розничной продаже по заказу; отгрузка при этом связана с заказом покупателя. После отгрузки сверяют предложение сайта: снятие резерва не повод снова выставить уже отправленное количество как свободный запас. Исполнитель объясняет, какое действие команды запускает завершение. Менеджер после него видит прежний состав покупки и понятный результат исполнения.

Что спросить перед запуском

Отдельно проигрывают задержку передачи и её восстановление, поскольку сотрудники столкнутся с последствиями сбоя раньше, чем успеют разобраться в устройстве интеграции и в том, почему последняя успешная запись ещё не означает обработку всей накопившейся очереди. Компания назначает ответственного за незавершённые покупки. Специалист показывает безопасный повтор. Менеджер сохраняет возможность найти заказ и объяснить клиенту его состояние.

Обсуждая интеграцию интернет-магазина, задайте подрядчику вопрос: «Как связаны выбранный вариант, количество и резерв с заказом и что изменится после корректировки, отмены или повторной передачи?» Ответ с показом этой покупки поможет выбрать объём обмена и принять работу по поведению сайта и учёта.