B2B-портал для дилеров и партнёров: что в нём должно быть

Портал избавляет от повторного набора заказа

Когда дилер каждый раз отправляет заказ письмом, менеджер заново переносит позиции, уточняет цены и ищет реквизиты. B2B-портал — это сайт для работы компании с другими компаниями: партнёр входит под своей учётной записью и получает доступ к своим условиям, товарам, заказам и документам без повторного запроса этих сведений у менеджера поставщика. Состав функций выбирают по операциям, которые предстоит выполнять, а не по числу разделов в демонстрационной версии.

Ниже — чек-лист для поставщика с дилерской сетью и учётом товаров в 1С. Дилеры повторно закупают ассортимент, сотрудники поставщика подтверждают условия и отгрузку, а руководитель хочет сократить ручной перенос сведений. Сначала нужен понятный заказ. Новости, обучение партнёров и рекламные материалы можно добавить следом, когда основная работа уже проходит через портал и сотрудникам не приходится дублировать каждое действие письмом. Иначе новый сайт станет дополнительным местом поиска, а исходная переписка останется прежней.

• Дилер видит только доступные ему условия и сведения.
• Товар можно найти по привычному обозначению и добавить с нужным количеством.
• Поставщик получает заказ без повторного набора позиций.
• Состояние заказа и документ относятся к той же организации.
• При затруднении понятен способ связаться с ответственным менеджером.

Лучше начать с одной полной закупки, чем одновременно запускать все возможные сервисы. По такому пути видно, где портал действительно снимает работу, а где просто переносит переписку из почты в другое окно.

Организация и сотрудник не равны друг другу

Один дилер может работать через нескольких закупщиков. Если всем выдать общий логин, поставщик потеряет понимание, кто оформил заказ и кто вправе менять реквизиты, поэтому сначала опишите организацию и роли людей, а уже затем форму регистрации. Доступы принимают на отдельных учётных записях. Увольнение одного сотрудника не должно лишать дилера всей истории. При этом новый закупщик получает ровно тот объём сведений, который разрешён ему компанией.

В актуальной документации Сотбит B2B описана расширенная модель организаций. Её настройка разделяется на административную часть и работу в публичной части. В административном разделе отдельно описаны «Список организаций» и «Системные должности». Такой состав полезно учесть при сдаче: поставщику нужно управлять компаниями и ролями, а дилеру — выполнять разрешённые действия через свой кабинет.

Регистрацию лучше завершать подтверждением поставщика, если цены закрытые. Самостоятельно введённое название компании ещё не объясняет, вправе ли человек покупать от её имени: назначьте ответственного за допуск и опишите, как он действует при совпадении реквизитов с уже существующим партнёром.

Персональные цены проходят до конца заказа

Цена на карточке товара — только начало. Дилер ожидает те же условия при добавлении в корзину и оформлении, поэтому тарифную группу, договорную скидку и доступ к цене стоит принимать на всём пути, а не по одному красивому экрану. Источник условий определяют заранее. Если цены утверждаются в учётной системе, ручная правка сайта способна исчезнуть при следующем обмене. Владельцу бизнеса нужен один описанный порядок изменения, понятный менеджеру и бухгалтерии.

В учебном разделе 1С-Битрикс указано, что несколько типов цен доступны в редакции «Бизнес» и выше. В редакции «Малый бизнес» предусмотрен один тип цены, поэтому лицензия влияет на оценку работ ещё до выбора внешнего оформления.

• Цена: кто назначает условия дилера и в какой системе.
• Скидка: как она сочетается с акциями и договорными условиями.
• Налог: как покупатель понимает состав показанной суммы.
• Изменение: что происходит с открытой корзиной после обновления условий.
• Ошибка доступа: цена другого дилера недоступна даже по прямому переходу.

Одна из важных особенностей Битрикса — выбор минимальной доступной пользователю цены в корзине, когда у него несколько подходящих типов. Скрыть цену на витрине недостаточно: документация отдельно предупреждает о правах на просмотр и покупку. Поэтому для приёмки используют учётные записи дилеров из разных групп и обычного посетителя: вход администратора даёт другой набор полномочий.

Каталог помогает собрать закупку

Оптовая закупка начинается с перечня позиций. Дилеру удобнее искать знакомый артикул и повторять состав заказа, чем каждый раз рассматривать большую рекламную карточку, поэтому на портале поставщика поиск и ввод количества важнее декоративных блоков. При этом обозначения товара остаются однозначными. Упаковка не смешивается со штукой. Если количество связано с кратностью поставки, интерфейс объясняет её до отправки заказа, иначе менеджеру придётся заново согласовывать состав.

Начните со своих прайсов. В них видно, какие названия, единицы и варианты использует отдел продаж, а по обезличенным примерам старых заказов можно понять, что удобнее — быстрый ввод по артикулу, повтор покупки или загрузка списка. Это исходные материалы для задания, а не повод выдумывать универсальный импорт любого файла.

• Поиск находит точный артикул и различает варианты исполнения.
• Рядом с количеством понятны единица продажи и состав упаковки.
• Недоступный товар не теряется молча после добавления.
• Повтор заказа заново учитывает текущую доступность и условия.
• Импорт списка сообщает о неизвестных позициях и неоднозначных совпадениях.
• Человек может исправить строку до отправки поставщику.

Загрузка файла полезна, когда формат повторяется и известен. Для начала надёжнее принять согласованный образец со столбцами артикула и количества, чем обещать распознавание любого прайса дилера: во втором варианте цена ошибки включает неверный товар и отгрузку, которую придётся разбирать обеим сторонам. Правила сопоставления принимает сотрудник, понимающий номенклатуру, вместе с исполнителем.

Данные не расходятся с учётной системой

Красивый остаток бесполезен, если ему нельзя доверять. Для портала с учётом в 1С нужно определить, откуда поступает количество, что уже зарезервировано и в какой момент заказ становится обещанием отгрузить товар, иначе цифра на экране создаст ожидание, которое склад не сможет выполнить. Не называйте любой показанный запас доступным. Зарезервированный товар и остаток на удалённом складе могут требовать отдельного объяснения. Слова на странице должны соответствовать тому, что поставщик готов подтвердить дилеру.

Заказ движется в обе стороны. Портал передаёт состав и реквизиты, учётная система возвращает состояние обработки, оплаты или отгрузки в предусмотренном объёме, а менеджеру остаётся разбирать исключения при передаче. Каждый поток описывают отдельно: успешное обновление каталога относится к ассортименту, а передачу заказов принимают отдельно.

Повторную отправку нужно разобрать отдельно: если связь оборвалась после создания заказа в учётной системе, повтор не должен создавать вторую отгрузку, поэтому попросите исполнителя показать восстановление на тестовых данных вместе с обычным удачным обменом. Подробности интеграции относятся к работе специалиста, но последствия видны руководителю без программного кода.

Документы и поддержка связаны с организацией

Партнёр приходит за документом по конкретной закупке. Если портал предлагает только общий архив файлов, дилеру придётся сверять реквизиты и номера вручную, поэтому документы лучше связывать с заказом и организацией, сохраняя понятный способ запросить отсутствующий экземпляр. Права проверяют отдельно от списка. Чужой счёт или накладная не должны открываться по пересланному адресу. Для поддержки полезно видеть номер заказа и суть вопроса, чтобы человек не начинал объяснение с самого начала при каждом сообщении.

В документации модерации Сотбит описаны параметры «Подтверждение регистрации» и «Подтверждение создания организации». Они относятся к допуску пользователей и компаний, а не заменяют согласование закупки или юридически значимый обмен документами; эти задачи включают в задание отдельно.

• Сотрудник находит документы своей организации по заказу.
• Поставщик понимает, откуда берётся файл и кто отвечает за актуальность.
• Рекламация содержит товар, заказ, предмет обращения и необходимые материалы.
• Ответ не теряется в несвязанной переписке.
• Закрытие доступа сотрудника распространяется на связанные документы.

Портал не стоит превращать в замену всех учётных процессов. Для электронной подписи, утверждения договора и бухгалтерского обмена могут требоваться отдельные средства и правила, поэтому по кнопке скачивания PDF нельзя оценить готовность юридического документооборота. В начале достаточно честно назвать, какие операции доступны в кабинете и где продолжается работа.

Какой заказ подрядчик проведёт перед сдачей

Попросите показать закупку глазами дилера. До презентации подготовьте тестовые организации с разными условиями и выберите несколько реальных по структуре товаров, чтобы исполнитель демонстрировал ваш процесс, а не привычный сценарий из своей демоверсии. Начните с регистрации и допуска. Потом перейдите к поиску, количеству и цене. Завершите путь подтверждением заказа и получением доступного документа, отмечая каждое место, где сотруднику всё ещё приходится переносить сведения вручную.

Отдельно разберите отказ. Удалённый сотрудник, недоступный товар, изменившаяся цена и оборвавшаяся связь помогают увидеть, сможет ли команда продолжить работу без разработчика, когда запуск уже закончился.

Покажите, как новый закупщик дилера получает доступ к своей организации, видит договорную цену, собирает заказ из привычного списка и получает подтверждение поставщика. Затем отключите этого сотрудника и повторите прямой переход к заказу и документу. Объясните, кто узнает о сбое передачи в учётную систему и как возобновится обработка без дублирования. Для каждого этапа укажите штатную функцию выбранной редакции, доработку и ответственную сторону.

Это образец вопроса для приёмки и обсуждения сметы. С ним можно обратиться к ШТАБ ИТ для разработки и интеграции портала, приложив прайс, описание дилерских условий и сведения об учётной системе. Чем яснее закупка до начала разработки, тем проще оценить необходимый объём и принять работу по действиям, которые действительно нужны партнёрам.